11Events

Events sind alles, wozu man kommen kann: Gottesdienste, Ausflüge, Konfi-Stunden, die Konfirmation. Ein Event regelt, wer sich anmelden darf, wie viele mitkommen, ob es Punkte gibt und wie du hinterher die Anwesenheit verbuchst. Dieses Kapitel richtet sich an Leitung und Teamer:innen; was Konfis sehen, steht jeweils dabei. „Termin" meint hier nur den Zeitpunkt eines Events (siehe Die Begriffe der App kennen).

11.1Ein Event anlegen

Name, Datum, Speichern — mehr braucht es nicht. Alles andere hat sinnvolle Voreinstellungen.

Eine Einstellung entscheidet aber über alle anderen und steht deshalb ganz oben: „Für wen ist das Event?" Sie legt fest, welche Abschnitte im Formular überhaupt erscheinen. Stell sie zuerst ein, dann den Rest.

11.1.1Die Zielgruppe wählen

Drei Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

Bei „Nur Konfis" lehnt der Server eine Teamer-Buchung auch dann ab, wenn sie über einen Umweg versucht wird: „Dieses Event ist nicht für das Team buchbar".

Bei „Konfis, Team gesucht" gibt es zwei getrennte Kontingente. Zehn Konfi-Plätze und drei Teamer-Plätze sind zehn und drei, nicht dreizehn.

Umschalten auf „Nur Team" setzt sofort Pflicht-Event, Konfirmation und Zeitfenster aus. Beim Speichern werden zusätzlich Punkte, Konfi-Plätze, Jahrgänge und der Anmeldezeitraum auf null gesetzt. „Konfis, Team gesucht" und „Nur Team" schließen sich gegenseitig aus.

11.1.2Nachvollziehen, welche Events das Team sieht

Teamer:innen sehen und buchen nur Events der Jahrgänge, die sie betreuen. Dieselbe Regel wie im Chat, wo man auch nur Konfis der eigenen Jahrgänge anschreiben kann. Wer den Jahrgang nicht betreut, findet das Event gar nicht erst in seiner Liste; eine Buchung über einen Umweg lehnt der Server ab („Dieses Event gehört zu einem Jahrgang, dem du nicht zugewiesen bist"). Es zählt die Rolle in der Gemeinde des Events: Wer in einer anderen Gemeinde die Leitung stellt, ist hier Teamer:in wie alle anderen (siehe In mehreren Gemeinden mitarbeiten).

Die Event-Verwaltung liegt bei der Leitung. Anlegen — einzeln wie als Serie —, Ändern, Absagen, Löschen, Personen eintragen oder entfernen und die Anwesenheit verbuchen sind Sache von Leitung und Gemeindeleitung. Teamer:innen sagen für sich selbst zu oder ab, zeigen den QR-Code zum Einchecken und öffnen den Event-Chat; was am Event steht, lesen sie mit — einschließlich des Grundes, wenn es abgesagt wurde.

Für die Leitung gilt dabei die Jahrgangsgrenze: Anlegen, Ändern, Absagen, Löschen, Personen eintragen und Verbuchen gehen nur in den eigenen Jahrgängen, und ein Event lässt sich auch nur Jahrgängen zuordnen, die man selbst betreut.

Zwei Ausnahmen: Events mit der Zielgruppe „Nur Team" und Events ohne jeden Jahrgang sind für alle Teamer:innen der Gemeinde offen — die einen betreffen keinen Jahrgang, die anderen gelten der ganzen Gemeinde.

Für die Gemeindeleitung (und super_admin) gilt die Bindung nicht, für die Leitung auch bei den Meldungen: Wer ein Event nicht sieht, erfährt nichts von Abmeldungen und Zusagen dazu und zählt es nicht unter „Verbuchen" (Nachsehen, wer von Abmeldungen und Zusagen erfährt). Was die Jahrgangs-Zuweisung sonst noch steuert, steht unter Jahrgänge.

11.1.3Kategorien und Jahrgänge zuordnen

Beides ordnest du im selben Abschnitt zu. Die Kategorien legst du vorher unter Kategorien anlegen und pflegen an; sie gruppieren Events und sind die Grundlage für Kategorie-Badges.

Die Jahrgänge entscheiden, welche Konfis das Event sehen und buchen können: die der zugeordneten Jahrgänge. Ein Event ohne Jahrgang gilt der ganzen Gemeinde — alle Konfis sehen es und können sich anmelden, auch Konfis ohne Jahrgang. Nur wer das Event sieht, bekommt die Mitteilung zum Anmeldestart.

Auswählen musst du einen Jahrgang nur bei einem Pflicht-Event — nur dann trägt das Feld das Sternchen. Solange keiner gewählt ist, steht darunter, dass das Event der ganzen Gemeinde gilt.

11.1.4Die Voreinstellungen kennen

Die Endzeit liegt nie vor dem Beginn: Die Auswahl fängt beim Beginn an, und ein Event, dessen Ende davor liegt, lässt sich nicht speichern — es kommt „Das Ende liegt vor dem Beginn". Ein Ende genau zum Beginn geht.

11.2Ein Event kopieren

Wiederholt sich ein Event, ohne eine Serie zu sein — die Freizeit im nächsten Jahr, der Jugendgottesdienst im neuen Halbjahr —, kopierst du es, statt alles neu einzutippen. In der Event-Liste wischst du das Event nach links und tippst auf das Kopieren-Symbol; in der Detailansicht steht es oben neben dem Stift.

Es wird dabei nichts angelegt. Das Formular öffnet sich wie bei einem neuen Event, nur mit allen Werten des Originals darin. Du änderst, was du ändern willst, und speicherst. Willst du doch nicht, schließt du das Fenster — dann ist nichts passiert. Nach dem Speichern landest du in der Event-Liste, in der das neue Event sofort steht.

Mit kommen Titel, Beschreibung, Ort, Mitbringsel, Punkte, Kategorien, Jahrgänge, Plätze und Wartelisten, das Teamer-Kontingent, Pflicht- und Konfirmations-Kennzeichen, das Check-in-Fenster und die Zeitfenster.

Nicht mit kommen Material und Chat — die hängen am ursprünglichen Event und werden für den neuen frisch angelegt. Ebenso wenig die Anmeldungen, die Anwesenheit und die vergebenen Punkte: Die gehören zu dem Event, das stattgefunden hat. Die Kopie eines abgesagten Events ist nicht abgesagt — so holst du ein ausgefallenes Event nach.

Das Datum steht auf heute, gerechnet wie bei einem neuen Event; der Anmeldeschluss folgt daraus (siehe Kurzfristige Events) und kann deshalb nicht in der Vergangenheit liegen. Die Dauer bleibt: Aus einem Wochenende wird wieder ein Wochenende, auch wenn du das Datum verschiebst.

11.3Ein Pflicht-Event einrichten

Ein Pflicht-Event ist ein Event, zu dem der ganze Jahrgang automatisch angemeldet ist. Beim Speichern legt das System für jeden Konfi der ausgewählten Jahrgänge eine bestätigte Anmeldung an; alle bekommen einen Push „Neues Pflicht-Event".

Deshalb braucht ein Pflicht-Event mindestens einen Jahrgang — sonst verweigert das Formular das Speichern mit „Pflicht-Events brauchen mindestens einen Jahrgang".

Machst du ein bestehendes Event nachträglich zum Pflicht-Event, wird der Jahrgang jetzt angemeldet. Wer schon angemeldet war, bleibt es; Doppelanmeldungen entstehen nicht.

11.3.1Wissen, welche Optionen dabei wegfallen

Das System setzt diese Einstellungen beim Speichern hart auf null, egal was im Formular stand:

Wenn ohnehin der ganze Jahrgang angemeldet ist, gibt es nichts zu begrenzen und keinen Anmeldezeitraum zu öffnen.

Keine Punkte für Pflicht. Das lässt sich nicht umstellen. Die Anwesenheit wird trotzdem erfasst — sie zählt für das Badge „Pflicht-Anwesenheit".

11.3.2Eine Abmeldung vom Pflicht-Event entgegennehmen

Konfis können sich abmelden, aber nur mit Begründung, und die muss mindestens 5 Zeichen lang sein — sonst kommt „Begründung muss mindestens 5 Zeichen haben".

Danach steht die Anmeldung auf „abgemeldet", die Leitung des Events bekommt einen Push mit Namen, Event und Begründung (wer genau: Nachsehen, wer von Abmeldungen und Zusagen erfährt), und beim Konfi steht „Du hast dich abgemeldet". Über den Knopf „Wieder anmelden" geht es zurück; die ursprüngliche Begründung bleibt gespeichert. Beides geht nur, solange das Event in der Zukunft liegt.

Ist das Event abgesagt, gibt es kein Zurück. Dann steht statt des Knopfes „Dieses Event ist abgesagt" — es findet nicht statt, es gibt also nichts, wozu man sich anmelden könnte. Soll es doch stattfinden, nimm die Absage zurück; dabei kommen alle wieder, die nur wegen der Absage abgemeldet waren.

Wer abgemeldet ist, kann sich nicht per QR-Code einchecken — der Scanner meldet „Du hast dich von diesem Event abgemeldet". Wer doch spontan kommt, meldet sich vorher wieder an oder wird von dir von Hand verbucht.

11.4Ein Event als Konfirmation kennzeichnen

Das Häkchen „Konfirmation" tut etwas anderes als „Pflicht-Event": Es meldet niemanden automatisch an, sondern sorgt dafür, dass ein Konfi sich nur zu genau einem Konfirmationstermin anmelden kann. Der zweite Versuch wird abgelehnt:

„Du bist bereits zu einem Konfirmationstermin angemeldet (…). Melde dich dort zuerst ab, um ein anderes Event zu wählen."

In der App sind die anderen Konfirmationstermine dann ausgegraut und tragen in der Ecke einen Doppelpfeil: „Anderer Termin" — die Konfi ist woanders angemeldet und müsste erst wechseln.

Typischer Einsatz: drei Konfirmationsgottesdienste an zwei Wochenenden, je 15 Plätze. Die Konfis verteilen sich selbst.

Abgesagte Konfirmationstermine blockieren niemanden — wer dort angemeldet ist, kann sich ohne Weiteres einen anderen aussuchen.

11.5Den Anmeldezeitraum festlegen

Der Anmeldezeitraum besteht aus „Anmeldung ab" und „Anmeldeschluss".

Er gilt ausschließlich für Konfis. Teamer:innen können sich jederzeit melden — vor Öffnung wie nach Schluss; sie begrenzt allein ihr Kontingent. Deshalb blendet das Formular den Abschnitt bei „Nur Team" aus.

Der Schalter „Anmeldung ab sofort" steht standardmäßig an: Es gibt keinen Startzeitpunkt, nach dem Speichern kann man sich anmelden. Schaltest du ihn aus, erscheint ein Datumsfeld, vorbelegt mit „jetzt".

Vor der Öffnung sehen die Konfis das Event zwar, bekommen beim Versuch aber „Anmeldung noch nicht geöffnet"; in der Liste steht „Bald". Nach dem Anmeldeschluss kommt „Anmeldung bereits geschlossen", in der Liste steht „Geschlossen".

11.5.1Kurzfristige Events anlegen

Der Anmeldeschluss wird mit 24 Stunden vor Beginn vorgeschlagen. Liegt der Termin näher — du trägst am Nachmittag etwas für den Abend ein —, rückt der Vorschlag nach und landet zwischen jetzt und Beginn, statt in der Vergangenheit. So bleibt immer ein Fenster offen, in dem sich jemand anmelden kann. Du kannst ihn wie jeden anderen Wert danach frei setzen.

Trägst du bei einem Event, das noch bevorsteht, von Hand einen bereits abgelaufenen Anmeldeschluss ein, sagt das Speichern es und das Event wird nicht angelegt — es wäre von Anfang an geschlossen. Bei Events, die du nachträglich einträgst oder korrigierst, ist ein Anmeldeschluss in der Vergangenheit dagegen richtig und bleibt erlaubt.

11.5.2Den „Anmeldung möglich"-Push einordnen

Sobald ein freiwilliges Event anmeldbar wird, geht genau ein Push „Neues Event!" an die Konfis, die das Event in ihrer Event-Liste sehen:

Eine Konfi ohne Jahrgang sieht nur die Events ohne Jahrgang und bekommt nur deren Push. Team und Leitung bekommen ihn nie.

Der Push kommt nicht beim Speichern, sondern von einem Hintergrundlauf, der jede Minute prüft — so kann er nicht doppelt kommen. Werden auf einmal sehr viele Events anmeldbar (etwa nach einem Import), arbeitet der Lauf sie nach und nach ab, die am längsten offenen zuerst; ein einzelner Push kann dann einige Minuten später kommen.

Schließt du die Anmeldung wieder (Fenster in die Zukunft verschoben, Event abgesagt), wird die Merkung zurückgesetzt: Beim nächsten Öffnen kommt wieder ein Push. Pflicht-Events haben ihren eigenen Push beim Anlegen.

11.5.3Event-Erinnerungen einordnen

Wer für ein Event angemeldet ist, bekommt zwei Erinnerungen aufs Handy: „Morgen: …" 24 Stunden vor Beginn und „Gleich: …" eine Stunde vor Beginn, beide mit der Uhrzeit des Events. Ein Gottesdienst am Sonntag um 10:00 Uhr wird also am Samstag um 10:00 Uhr angekündigt und am Sonntag um 9:00 Uhr noch einmal („Gleich: Gottesdienst um 10:00 Uhr") — nicht mitten in der Nacht. Beide kommen von einem Hintergrundlauf zur vollen Viertelstunde. Beginnt ein Event zur vollen oder Viertelstunde, kommt die Erinnerung pünktlich, sonst bis zu einer Viertelstunde später; fällt ein Lauf aus, holt der nächste sie nach. Früher als angekündigt kommt sie nie, und doppelt auch nicht.

Keine Erinnerung bekommt, wer auf der Warteliste steht, wer schon verbucht oder abgemeldet ist, niemand zu einem abgesagten Event und niemand in einer gesperrten Gemeinde. Im Postfach stehen die Erinnerungen nicht — sie wären sofort veraltet (siehe Mitteilungen im Postfach nachlesen).

11.5.4Aus einer Mitteilung zum Event springen

Tippst du eine Mitteilung zu einem Event an, öffnet die App das Event selbst — nicht die Event-Liste. Das gilt für alle Event-Mitteilungen: Anmeldung, Abmeldung, Austragen oder Zurücksetzen auf die Warteliste durch die Leitung, Nachrücken von der Warteliste, bestätigte Teilnahme, Erinnerung, Änderung und Absage. Auch die Meldung an die Leitung, dass sich eine Teamerin oder ein Teamer an- oder abgemeldet hat, führt direkt zum Event. Für Konfis, Teamer:innen und Leitung gleichermaßen; bei Teamer:innen öffnet sich das Event in der Event-Liste, der Zurück-Pfeil führt zur Liste.

Eine Ausnahme: Ist das Event gelöscht, bleibt es bei der Liste — die Mitteilung trägt dann keine Kennung mit, damit niemand auf einer Seite landet, die es nicht mehr gibt.

Ein Event aus einem Jahrgang, dem du nicht zugewiesen bist, geht auch über eine Mitteilung oder einen Link nicht auf: Was in deiner Event-Liste fehlt, bleibt auch auf diesem Weg verborgen. Statt des Events steht dann „Nicht deinem Jahrgang zugeordnet" mit dem Hinweis, dass die Leitung deiner Gemeinde die Zuweisung in den Einstellungen ändern kann — für Teamer:innen und Leitung gleich. Das kann etwa passieren, wenn eine ältere Mitteilung im Postfach zu einem Event führt, dessen Jahrgang dir inzwischen nicht mehr zugewiesen ist; das Event bleibt zu, bis die Zuweisung wieder stimmt. Nur Events „Nur Team" und Events ohne Jahrgang sind für alle da; die Gemeindeleitung sieht alles.

11.5.5Wissen, bis wann Konfis sich abmelden können

Zwei Tage vor dem Termin ist Schluss. Danach ist der Abmelden-Knopf gesperrt, und in der App steht „Abmelden geht nur bis 2 Tage vorher". Das ist fest eingestellt; der Anmeldezeitraum regelt nur das Anmelden.

Die Frist gilt für bestätigte Plätze. Wer auf der Warteliste steht, kann jederzeit herunter — auch am Vortag —, denn ein Wartender belegt keinen Platz, den du verplant hättest. Das Event zeigt der Konfi ihren Wartelistenplatz und den Knopf „Von der Warteliste abmelden"; du bekommst wie bei jeder Abmeldung eine Mitteilung.

Du selbst bist davon nicht betroffen. Die Leitung kann eine Anmeldung in der Detailansicht jederzeit entfernen, auch am Tag des Events.

11.6Plätze und Warteliste einstellen

Konfis und Teamer:innen haben je ein eigenes Kontingent mit je eigener Warteliste. Beide Abschnitte sind gleich aufgebaut: unbegrenzt oder Zahl, Warteliste an oder aus, Wartelisten-Plätze.

Die Zahl 0 heißt überall im System: unbegrenzt — das setzt der Schalter „Unbegrenzte Teilnehmer:innen". Ist er an, verschwindet der Warteliste-Schalter: Bei unbegrenzten Plätzen wird jede Anmeldung sofort bestätigt.

Ist die Warteliste an und alle Plätze belegt, landet die nächste Anmeldung auf der Warteliste: „Du bist auf der Warteliste. Wird ein Platz frei, rückst du automatisch nach." Ist auch die Warteliste voll, kommt „Event ist voll und Warteliste ist auch voll"; ist sie ganz aus, kommt „Das Event ist leider bereits ausgebucht".

11.6.1Lesen, wen die Teilnehmerzahl meint

Angemeldet ist, wer weder abgemeldet noch auf der Warteliste steht. Wer sich selbst abgemeldet hat und wen du abgemeldet hast, zählt nicht mit — beide geben ihren Platz frei, und beide stehen unter „Abgemeldet". Bei 13 eingetragenen Konfis, von denen zwei abgemeldet sind, steht überall 11: auf den Kacheln, in der Liste, in der Rückfrage vor dem Absagen und in der Konfi-Ansicht.

Teamer:innen und zugeordnete Leitung zählen nie in die Konfi-Zahl. Sie haben ihr eigenes Kontingent und stehen getrennt daneben.

Bei einem abgesagten Event ist niemand mehr angemeldet — dort steht deshalb keine Platz-Zahl, sondern wie viele das Event erreicht hat.

11.6.2Nachvollziehen, wann jemand nachrückt

Wird ein belegter Platz frei, rückt nach. Das gilt für jeden Weg, auf dem ein Platz frei wird — nicht nur für die Abmeldung durch die Person selbst:

Nachgerückt wird in der Reihenfolge, in der sich die Wartenden angestellt haben; die nachgerückte Person bekommt einen Push und kommt in den Chat zum Event, falls es einen gibt. Gelöschte Nutzer:innen rücken nie nach.

Wer sich neu anstellt, steht hinten — auch wer schon einmal auf der Liste war: eine Konfi, die sich nach einer Abmeldung wieder anmeldet, eine Teamer:in, die nach einer Absage wieder zusagt, und wen du auf die Warteliste zurücksetzt. Den Platz, den die Konfi in der App sieht, zählt die App genau so: Platz 1 rückt als Nächstes nach. Gezählt werden nur die Wartenden ihrer eigenen Warteliste — wartende Teamer:innen nicht, und bei Zeitfenstern nur die im selben Fenster. In der Teilnehmerliste der Detailansicht stehen die Wartenden in derselben Reihenfolge.

Ein frei gewordener Konfi-Platz geht niemals an eine wartende Teamer:in — und umgekehrt. Die beiden Wartelisten werden strikt getrennt geführt.

An einem abgesagten Event rückt niemand nach. Das Event findet nicht statt; eine Meldung „Ein Platz ist frei geworden, du bist jetzt angemeldet" wäre dort schlicht falsch. Wer auf der Warteliste steht, bleibt stehen.

Setzt du jemanden auf die Warteliste zurück, geht der geräumte Platz an die nächste wartende Person — nicht an die eben herabgestufte zurück, auch wenn sie sich früher angemeldet hatte. Sie steht danach hinten auf der Warteliste. Wartet sonst niemand, bleibt sie schlicht auf der Warteliste stehen.

Reduzierst du die Plätze, wird niemand zurückgestuft. Wer bestätigt ist, bleibt bestätigt, auch wenn dadurch mehr Leute drin sind als erlaubt. Erst wenn genug Leute abspringen, greift die neue Grenze.

11.6.3Das Teamer-Kontingent verwalten

Der Abschnitt „Teamer:innen" erscheint nur bei „Konfis, Team gesucht" und „Nur Team". Meldet sich eine Teamer:in an oder ab, bekommt die Leitung einen Push; bei Konfi-Anmeldungen nicht, sonst wäre die Leitung mit Meldungen zugeschüttet.

Teamer:innen geben eine klare Antwort: „Ich bin dabei" oder „Ich bin nicht dabei". Jede Antwort lässt sich jederzeit ändern, auch von der Absage zurück zur Zusage. Eine Absage bleibt als eigener Eintrag stehen — in der Detailansicht siehst du sie als „Abgemeldet" samt Grund. So ist eine Absage von „hat noch nicht reagiert" zu unterscheiden.

11.6.4Selbst zu- oder absagen

Unter „Bist du dabei?" beantwortest du das Event für dich selbst — in der Leitungsansicht genauso wie im Team. Solange du noch nichts gesagt hast, stehen beide Knöpfe nebeneinander: „Dabei" und „Nicht dabei". Hast du geantwortet, bleibt nur noch der Weg zurück stehen — nach einer Zusage „Nicht mehr dabei", nach einer Absage „Doch dabei". Wo du gerade stehst, zeigt das Zeichen an der Karte.

Der Abschnitt erscheint nur bei Events, die Team-Anmeldungen annehmen, und nur solange das Event weder vergangen noch abgesagt ist. Du zählst dabei in dasselbe Kontingent wie die Teamer:innen.

Für den Grund gilt dieselbe Regel wie unten: Sagst du nach einer Zusage ab, fragt ein Fenster nach dem Grund, sonst ist er freiwillig.

Für den Grund gilt:

• Absage ohne vorherige Zusage: freiwillig.
• Absage nach einer Zusage (fester Platz oder Warteliste): Pflicht — ohne Grund lehnt der Server ab. Solche Absagen sind in der Detailansicht eigens als „Nach Zusage abgesagt" gekennzeichnet, denn dann musst du umplanen.

Sagt jemand von einem festen Platz ab, wird der Platz frei und die nächste Person rückt aus der Team-Warteliste nach.

Zwei Arten von „weg vom Event": Eine Absage (Teamer:in, oder Konfi bei einem Pflicht-Event) bleibt als Eintrag mit Grund sichtbar stehen. Eine Abmeldung von einem freiwilligen Event entfernt die Anmeldung selbst; sie taucht in der Detailansicht unter „Abmeldungen" auf. Für die Plätze zählt beides gleich: Wer absagt oder sich abmeldet, belegt keinen Platz mehr.

11.7Zeitfenster einrichten

Zeitfenster sind für Events, bei denen die Leute nacheinander in kleinen Gruppen kommen: Vorstellungsgespräche, Fototermine, Beichtgespräche. Du legst mehrere Fenster mit eigener Uhrzeit und eigener Platzzahl an:

Fototermin
  ├─ 14:00 – 14:30   4 Plätze
  ├─ 14:30 – 15:00   4 Plätze
  └─ 15:00 – 15:30   4 Plätze

Ein neues Fenster schließt zeitlich ans letzte an und übernimmt dessen Platzzahl — du stellst also nur die erste Zeile ein und tippst dann auf „Zeitfenster hinzufügen".

Bei „Pflicht-Event", „Konfirmation" und „Nur Team" gibt es keine Zeitfenster: Das Formular blendet den Abschnitt aus, der Server erzwingt es zusätzlich.

11.7.1Wissen, wie das Buchen abläuft

Der Konfi muss ein Fenster auswählen; ohne kommt „Bitte einen Zeitslot auswählen". Beim Buchen zählt die Kapazität des einzelnen Fensters, nicht die Gesamtzahl.

Ist ein Fenster voll und die Warteliste an, steht in der Auswahlliste etwa „14:00 - 14:30 (voll — auf Warteliste, 2 warten)". Man setzt sich also gezielt auf die Warteliste dieses einen Fensters, und dort rückt auch genau von dieser Warteliste jemand nach. Ist die Warteliste aus, kommt „Dieser Zeitslot ist ausgebucht und hat keine Warteliste."

Die in der Übersicht angezeigte Gesamtzahl ist bei Zeitfenster-Events die Summe aller Fensterplätze.

Unter jedem Fenster stehen die Angemeldeten, und zwar mit demselben Zustand wie in Events ohne Zeitfenster: anwesend, abwesend, abgemeldet oder gebucht, in denselben Farben und mit dem Abmeldegrund darunter. Wer sich abgemeldet hat, bleibt dort sichtbar — der Platz ist damit nicht frei, sondern belegt und abgemeldet.

11.7.2Zeitfenster nachträglich ändern

Beim Speichern werden vorhandene Fenster aktualisiert, nicht neu angelegt — bestehende Anmeldungen bleiben an ihrem Fenster hängen.

Entfernst du ein Fenster ohne Anmeldungen, wird es gelöscht. Ein Fenster mit Anmeldungen bleibt bestehen und verschwindet nur aus der Anzeige. Dasselbe gilt, wenn du Zeitfenster ganz ausschaltest.

Ein Zeitfenster mit Anmeldungen lässt sich nicht wirklich loswerden. Willst du es weg haben, melde erst die Leute ab oder verschiebe sie in ein anderes Fenster.

11.8Punkte für ein Event vergeben

Jedes Event gibt entweder Gottesdienst- oder Gemeindepunkte; Voreinstellung ist Gemeinde. Der Unterschied der beiden Arten steht unter Punkte.

Punkte werden vergeben, wenn alle fünf Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Person ist als anwesend verbucht (per QR-Check-in oder von Hand)
2. Das Event hat eine Punktzahl größer 0
3. Es ist kein Pflicht-Event
4. Die Person ist ein Konfi — Teamer:innen bekommen für Events keine Punkte
5. Der gewählte Punkt-Typ ist im Jahrgang eingeschaltet

Fehlt eine davon, wird die Anwesenheit trotzdem gesetzt — nur ohne Punkte. Pro Person und Event gibt es die Punkte genau einmal.

Danach prüft das System automatisch, ob neue Badges fällig sind und ob jemand ein Level aufgestiegen ist.

Ein Unterschied, den du kennen solltest: Verbuchst du eine Person einzeln und der Punkt-Typ ist in ihrem Jahrgang abgeschaltet, bricht der Vorgang mit einer Fehlermeldung ab. Beim Sammel-Verbuchen wird die Person dagegen als anwesend verbucht und einfach übersprungen — sonst würde ein einziger Sonderfall die ganze Liste blockieren.

11.8.1Punkte zurücknehmen

In drei Fällen nimmt das System die Punkte vollständig zurück, inklusive Abzug vom Punktestand: Du stellst die Anwesenheit von anwesend auf fehlend, du trägst eine Abmeldung nach, oder die Person meldet sich ab, obwohl sie schon als anwesend verbucht war. Der Punktestand fällt dabei nie unter null.

Ein Badge, das durch diese Punkte ausgelöst wurde, bleibt bestehen — Badges werden nie aberkannt.

11.9Die Anwesenheit verbuchen

Ab Beginn des Events trägst du ein, wer da war — schon während es läuft, etwa am Konfisamstag. Ab Beginn steht das Event unter Verbuchen, und bei Konfis und Team steht ihre Anmeldung auf Ausstehend, bis du eingetragen hast. Es gibt drei Wege: einzeln, alle auf einmal, oder die Leute checken sich selbst per QR-Code ein. Einzeln geht es auch aus der Detailansicht einer Person.

Verbuchen darf die Leitung an den Events der Jahrgänge, in denen ihr die Gemeindeleitung das Recht „Events verbuchen" gelassen hat; die Gemeindeleitung immer. Ohne das Recht zeigt das Event seine Teilnehmenden, aber keine Knöpfe zum Verbuchen, und es zählt nicht in der Zahl unter „Verbuchen" und nicht in der täglichen Erinnerung.

Bei Pflicht-Events stehen die Konfis in der Teilnehmerliste nach Vornamen sortiert, wie in der Konfi-Ansicht — so findest du jemanden schnell, etwa beim Abgleich mit einer Liste auf Papier oder beim Nachtragen einer Abmeldung. Bei allen anderen Events stehen sie in der Reihenfolge der Anmeldung, denn dort kann sie zählen (Warteliste, wer zuerst da war). Das gilt auch innerhalb der Zeitfenster.

Einzeln geht es in der Teilnehmerliste: Tipp auf den Eintrag, dann Anwesend, Abwesend oder Abgemeldet. Punkte werden sofort vergeben oder abgezogen, und bei „Anwesend" und „Abwesend" bekommt die Person einen Push. Das Menü gibt es auch bei Leuten, die sich selbst abgemeldet haben.

11.9.1Eine Abmeldung nachtragen

Wird jemand außerhalb der App abgemeldet — die Mutter ruft an, das Kind ist krank —, tippst du den Eintrag an und wählst Abgemeldet. Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Feldern: dem Grund und einer Notiz. Der Grund gehört zur Abmeldung („krank, Mutter hat angerufen"), die Notiz zu allem anderen, was festgehalten gehört („Attest liegt vor"). Beides ist freiwillig, beides lässt sich später über denselben Weg ändern.

Nach dem Speichern wird der Eintrag grau, der Grund steht direkt in der Teilnehmerliste, und alle im Team sehen ihn.

Punkte gibt es dabei keine; schon vergebene werden zurückgenommen, genau wie bei „Abwesend". Die Konfi bekommt eine Mitteilung, dass die Abmeldung eingetragen wurde — so sieht sie, dass der Anruf von zu Hause angekommen ist.

Danach ist für sie Ruhe: Die Event-Erinnerungen 24 Stunden und eine Stunde vor Beginn bleiben aus. Das gilt für jede verbuchte Anwesenheit — wer als anwesend, abwesend oder abgemeldet eingetragen ist, bekommt zu diesem Event keine Erinnerung mehr.

Der Platz wird frei. Eine Abmeldung zählt nicht mehr als Anmeldung: Das Event hat wieder einen Platz mehr, und wartet jemand, rückt er nach. In der Teilnehmerliste rutscht die abgemeldete Person nach unten zu den anderen Abgemeldeten, statt zwischen den Anwesenden zu stehen.

Einchecken kann sie sich danach nicht mehr selbst: Der QR-Scanner meldet „Du wurdest von diesem Event abgemeldet". Steht sie doch vor dir, trägst du sie über dasselbe Menü als Anwesend ein — damit zählt die Anmeldung wieder, und die Punkte gibt es auch.

Wieder anmelden kann sie sich aber selbst. Wird das Kind rechtzeitig gesund, steht das Event für sie wieder da wie jedes andere offene Event, und sie meldet sich neu an. Dabei gilt, was für alle gilt: Ist der Anmeldeschluss vorbei, kommt sie nicht mehr hinein; ist das Event voll, landet sie auf der Warteliste; bei Zeitfenstern wählt sie wieder eines aus. Der Abmeldegrund verschwindet in dem Moment aus der Teilnehmerliste — die neue Anmeldung ersetzt die Abmeldung.

Am Event selbst bleibt es beim Weg über dich: Der QR-Scanner ist gesperrt, damit niemand sich die Punkte zurückholt, die die Abmeldung genommen hat.

11.9.2Einen falschen Eintrag zurücknehmen

Hast du jemanden versehentlich abgemeldet oder auf der falschen Zeile verbucht, tippst du den Eintrag an und wählst Eintrag zurücksetzen. Der Eintrag ist danach weg: Die Person steht wieder als nicht verbucht in der Liste, so wie vor deiner Eingabe.

Was dabei mitgeht: der Abmeldegrund, die Angabe, wer den Eintrag gemacht hat, und die Punkte, falls welche vergeben waren. Was bleibt: die Notiz. Sie gehört nicht zum Status — „Attest liegt vor" stimmt weiter, auch wenn die Verbuchung zurückgenommen ist. Willst du sie auch los, leerst du sie über Notiz bearbeiten.

Der Eintrag steht nur im Menü, wenn überhaupt etwas verbucht ist. Bei einer Person, an der noch nichts eingetragen wurde, gibt es nichts zurückzunehmen.

War die Person abgemeldet, zählt sie danach wieder als angemeldet — ihr Platz ist also wieder belegt. Ist das Event inzwischen voll, weil jemand nachgerückt ist, hat es nun eine Person mehr als vorgesehen; sieh in dem Fall auf die Teilnehmerzahl.

In der Anwesenheits-Matrix steht dafür ein grauer Punkt, und das Event zählt nicht in die Pflicht-Summe — so wie bei einer Abmeldung, die der Konfi selbst in der App vorgenommen hat.

Zwei Wege zur selben Aussage. Meldet sich die Konfi selbst in der App ab, steht das als „Abgemeldet" mit ihrer eigenen Begründung. Trägst du eine Abmeldung nach, heißt sie in der Übersicht „Abgemeldet (nachgetragen)". Für Punkte und Summe zählt beides gleich.

11.9.3Eine Selbstabmeldung nachträglich verbuchen

Hat sich jemand selbst von einem Pflicht-Event abgemeldet und kommt dann doch, tippst du den Eintrag genauso an wie jeden anderen. Du bekommst dasselbe Menü: Anwesend, Abwesend, Abgemeldet und die Notiz.

Sobald du etwas einträgst, richtet sich die Anzeige danach: Der Eintrag wird grün, in der Anwesenheits-Matrix steht ein grüner Punkt, und das Event zählt wieder in die Pflicht-Summe. Die ursprüngliche Abmeldung bleibt als Vorgeschichte darunter stehen — „Hatte sich abgemeldet: Familienfeier an dem Tag" —, damit im Team nachvollziehbar ist, warum hier von Hand nachgetragen wurde.

„Alle auf einmal" lässt Abmeldungen in Ruhe. Der Sammelknopf verbucht nur die Angemeldeten. Wer sich abgemeldet hat, bleibt unangetastet, bis du dich ausdrücklich für ihn entscheidest.

11.9.4Sehen, wer den Eintrag gemacht hat

Unter dem Eintrag steht klein, wer ihn gemacht hat und wann: „Eingetragen von Simon Luthe, 13.09." So ist bei einer Rückfrage klar, wen man fragt — wer mit der Mutter telefoniert hat.

Status und Notiz werden getrennt geführt. Wer die Anwesenheit setzt und wer die Notiz schreibt, ist oft nicht dieselbe Person. Deshalb nennt jede Zeile ihren eigenen Urheber: „Eingetragen von …" steht unter Status und Grund, „Notiz von …" unter der Notiz. Trägt eine Kollegin nachträglich nur eine Notiz ein, bleibt der Name bei der Abmeldung stehen, wo er hingehört.

Festgehalten wird immer der aktuelle Stand. Ändert später jemand anderes den Status oder die Notiz, steht dessen Name da. Speicherst du denselben Stand noch einmal, ohne etwas zu ändern, bleiben die Namen, wie sie waren.

Beim Check-in per QR-Code steht kein Name, sondern der Weg. Dort hat sich die Person selbst eingecheckt — es gibt niemanden aus dem Team, der es eingetragen hätte, und ein Name an dieser Stelle läse sich wie eine Entscheidung von euch. Stattdessen steht dort „Eingecheckt per QR-Code, 15.09.". Trägst du den Status später von Hand nach, tritt dein Name an die Stelle dieser Zeile: Es gilt immer, was zuletzt gesetzt wurde.

Bei älteren Einträgen fehlt jede Zeile. Das heißt „nicht bekannt", nicht „niemand" — für diese Buchungen wurde weder der Name noch der Weg festgehalten.

11.9.5Eine Notiz hinzufügen

Manches ist kein eigener Status, gehört aber festgehalten: „ging um 14 Uhr", „kam erst zur zweiten Hälfte", „Attest liegt vor". Dafür gibt es die Notiz — ein freies Feld, das du zu jedem Anwesenheitsstatus eintragen kannst.

Die Notiz ändert nichts am Status: Wer anwesend ist, bleibt anwesend und behält seine Punkte. Sie steht in der Teilnehmerliste unter dem Namen, damit das ganze Team sie sieht, und bleibt stehen, auch wenn du den Status später änderst.

Grund und Notiz sind zwei getrennte Felder. Der Grund gehört zur Abmeldung und verschwindet, sobald du den Status auf anwesend oder abwesend stellst — die Notiz bleibt.

Beides einzutragen geht erst, wenn ein Anwesenheitsstatus gesetzt ist.

11.9.6Eine Notiz ändern oder löschen

Tipp auf den Eintrag und wähle Notiz bearbeiten. Der bisherige Text steht schon da; du überschreibst ihn und speicherst.

Zum Entfernen gibt es darunter Notiz löschen. Dasselbe passiert, wenn du das Feld leerst und speicherst. Danach ist auch die Zeile weg, die nannte, wer die Notiz geschrieben hatte — es gibt ja keine mehr. Am Anwesenheitsstatus, an den Punkten und am Abmeldegrund ändert das Löschen nichts.

11.9.7Alle auf einmal verbuchen

Hat ein Event begonnen und es gibt noch unverbuchte Anmeldungen, zeigt es oben den Status „Verbuchen" — schon während es läuft, damit du Anwesende gleich eintragen kannst, statt bis zum Ende zu warten. Der Knopf „Alle bestätigen" setzt dann in einem Rutsch alle bestätigt angemeldeten Konfis ohne Anwesenheitsstatus auf „anwesend" — inklusive Punkten, Badge- und Level-Prüfung und Push.

Nicht angefasst werden dabei:

Die Tabelle der Teamer:innen hat ein eigenes „Alle bestätigen": Es setzt alle bestätigt angemeldeten Teamer:innen ohne Status auf „anwesend", nach denselben Regeln, nur ohne Punkte — das Team bekommt für Events keine.

Sind alle verbucht, wechselt der Status auf „Verbucht".

„Alle bestätigen" heißt „alle waren da". Wer gefehlt hat, muss danach einzeln auf „Fehlend" gestellt werden — dabei werden die gerade vergebenen Punkte wieder abgezogen. Bei vielen Fehlenden ist einzeln verbuchen der schnellere Weg.

11.10Den QR-Check-in nutzen

Du zeigst einen QR-Code (auf dem Handy, am Beamer, ausgedruckt), die Konfis scannen ihn in der App und sind eingecheckt — inklusive Punkten.

Konfis finden den Scanner oben rechts in ihrer Event-Liste oder im geöffneten Event über den Knopf „Einchecken"; der erscheint nur, wenn die Anmeldung bestätigt und noch keine Anwesenheit eingetragen ist, danach steht dort „Anwesend". Teamer:innen scannen über den runden Knopf unten rechts in ihrer Event-Liste.

Gescannt wird mit der Kamera in der App, nicht mit der Kamera-App des Geräts. Beim ersten Mal fragt das Gerät nach der Kamera-Erlaubnis. Ohne Netz geht es nicht — dann meldet die App „Du bist offline". Nach jedem Scan zeigt die App kurz das Ergebnis und schaltet von selbst wieder scharf.

11.10.1Das Check-in-Fenster einstellen

Beim Anlegen stellst du es ein: 5 bis 60 Minuten, Voreinstellung 30. Die Zahl gilt in beide Richtungen — vor und nach dem Terminbeginn.

Beispiel: Beginn um 18:00 Uhr, Fenster 30 Minuten → Check-in von 17:30 bis 18:30. Das ist eine ganze Stunde, nicht eine halbe.

Davor kommt „Check-in ist noch nicht möglich", danach „Der Check-in-Zeitraum ist abgelaufen". Gerechnet wird immer ab dem Terminbeginn, nie ab der Endzeit.

Für einen dreistündigen Konfi-Tag ist ein 30-Minuten-Fenster knapp — wer eine Stunde später dazustößt, kommt nicht mehr rein. Plane das Fenster nach der erwarteten Ankunftszeit, nicht nach der Länge des Events.

11.10.2Den Zähler unter dem Code lesen

Solange der Code offen ist, steht darunter „X / Y eingecheckt". Beide Zahlen beziehen sich nur auf bestätigte Anmeldungen: rechts, wie viele bestätigt angemeldet sind, links, wie viele davon schon als anwesend verbucht sind. Wer wartet oder sich abgemeldet hat, ist in keiner der beiden Zahlen.

Der Zähler aktualisiert sich alle zehn Sekunden von selbst und zählt auch Anwesenheiten mit, die ihr währenddessen von Hand verbucht habt. Über das Drucken-Symbol lässt sich die Seite ausdrucken oder als PDF sichern.

11.10.3Nachvollziehen, wer sich einchecken kann

Der Scan funktioniert nur bei bestätigter Anmeldung. Andernfalls:

Teamer:innen können sich ebenfalls einchecken — sie werden als anwesend verbucht, bekommen aber keine Punkte.

Ein erfolgreicher Scan wirkt sofort: Die Anwesenheit steht, die Punkte sind gutgeschrieben, die Person bekommt „Teilnahme bestätigt!" aufs Gerät, und Badges wie Level werden geprüft. Nachtragen musst du nichts; das Event taucht nur dann noch unter „Verbuchen" auf, wenn Personen offen sind, die nicht gescannt haben.

11.10.4Wissen, warum Konfis den Code nicht sehen

Würde der Code in der Konfi-App auftauchen, könnte sich jeder von zu Hause aus als anwesend eintragen. Deshalb wird er ausschließlich an das Team ausgeliefert, und auch dort nur in der Detailansicht des einzelnen Events — nie in der Event-Liste.

Leitung und Teamer:innen kommen gleichermaßen an den Code: oben rechts im geöffneten Event über das QR-Symbol. Sind vor Ort nur Teamer:innen, reicht das also. Das ist gewollt: So können mehrere aus dem Team gleichzeitig den Code zeigen und die Konfis einchecken lassen. Code und Zähler gibt es nur für Events, die man in der eigenen Liste sieht — also in den eigenen Jahrgängen, dazu „Nur Team" und Events ohne Jahrgang; die Gemeindeleitung kommt an jeden Code der Gemeinde (siehe die Jahrgangsgrenze oben). Der Code wird beim ersten Anzeigen erzeugt, bleibt danach gleich und läuft nicht ab; die zeitliche Begrenzung macht allein das Check-in-Fenster.

Jedes Event hat seinen eigenen Code, auch innerhalb einer Serie. Du holst ihn dir im jeweiligen Event — die Liste „Weitere Events dieser Serie" führt nur Namen, Datum und Plätze, keine Codes.

11.11Eine Serie anlegen

Statt zwölf Konfi-Stunden einzeln anzulegen, legst du eine Serie an. Der Abschnitt erscheint nur beim Anlegen, nicht beim Bearbeiten.

Unter den Einstellungen steht immer das Datum des letzten Events. Reißt du die 12-Monats-Grenze, verweigert das System das Speichern.

Die Events werden durchnummeriert: aus „Konfi-Stunde" wird „Konfi-Stunde #1", „Konfi-Stunde #2" und so weiter. Das lässt sich nicht abschalten.

Alle Einstellungen — Punkte, Plätze, Warteliste, Kategorien, Jahrgänge, Pflicht-Häkchen, Check-in-Fenster, Teamer-Kontingent — werden auf jedes Event der Serie übertragen, mit denselben Zwangsregeln wie beim einzelnen Event. Jedes Event dauert so lange wie das erste: Endet das erste erst am nächsten Tag, endet jedes weitere ebenfalls einen Tag nach seinem Beginn.

11.11.1Verstehen, wie das Anmeldefenster mitwandert

Eine Einstellung wird nicht kopiert, sondern mitverschoben: der Anmeldezeitraum. Du stellst ihn einmal für das erste Event ein, und der Abstand gilt dann für jedes weitere Event.

Erstes Event am 1. September, Anmeldung ab dem 25. August, also sieben Tage vorher:

Immer sieben Tage vor dem jeweiligen Event, nicht immer am 25. Dasselbe gilt für den Anmeldeschluss. Der Abstand wird als echte Zeitspanne gerechnet, nicht als Tag im Kalender — eine Serie darf also über einen Monats- oder Jahreswechsel laufen.

Der Anmeldeschluss des ersten Events wird dabei so geprüft wie bei einem einzelnen Event: Steht er in der Vergangenheit, während das Event noch bevorsteht, lässt sich die Serie nicht anlegen. Die folgenden Events erben den Abstand und rücken damit ohnehin mit, deshalb genügt der Blick auf den ersten. Eine Reihe, die komplett in der Vergangenheit liegt, kannst du weiterhin nachtragen.

Brauchst du es anders — etwa eine Anmeldung, die für alle Events gleichzeitig öffnet — geht das nicht über die Serie. Dann legst du die Events einzeln an oder passt die Anmeldezeiten hinterher an.

11.11.2Wissen, dass es keine Serien-Bearbeitung gibt

Nach dem Anlegen sind es ganz normale einzelne Events, die nur eine gemeinsame Kennung teilen. Ein Event bearbeiten, löschen oder absagen betrifft immer nur diesen einen; die übrigen bleiben.

Willst du an einer zwölfteiligen Serie den Ort ändern, sind das zwölf Bearbeitungen. Prüfe die Einstellungen also lieber einmal zu viel, bevor du eine lange Serie speicherst.

11.12Ein Event absagen oder löschen

Zwei verschiedene Dinge, die oft verwechselt werden.

Absagen ist der saubere Weg: Das Event wird als abgesagt markiert, alle Angemeldeten und alle auf der Warteliste bekommen einen Push, das Event bleibt durchgestrichen in der Liste stehen. Ein bereits abgesagtes Event lässt sich nicht nochmal absagen.

Zu einem abgesagten Event meldet sich niemand mehr an — weder Konfis noch Team, und auch du trägst dort niemanden mehr ein. Das Event findet nicht statt. Die Anmelde-Knöpfe und „Konfi hinzufügen" verschwinden deshalb, solange die Absage steht. Abmelden geht weiter: Wer raus will, kommt raus. Soll wieder jemand dazukommen, nimm zuerst die Absage zurück.

11.12.1Einen Grund zur Absage angeben

Beim Absagen öffnet sich ein Fenster mit einem Feld für den Grund. Das Feld ist freiwillig: Lässt du es leer, wird das Event abgesagt und es wird nur die Absage gemeldet — wie bei jeder Absage zuvor.

Schreibst du etwas hinein, geht der Grund an alle Teilnehmenden. Er steht am Event — in der Liste und in der Detailansicht, für Leitung, Team und Konfis gleichermaßen — und er steht in der Mitteilung, die auf den Handys ankommt: „Leider abgesagt: ‚Konfifreizeit' am Sa., 20.09. um 10:00 Uhr. Heizung im Gemeindehaus defekt."

Unter dem Grund steht klein, wer abgesagt hat und wann („Abgesagt von Simon Luthe, 15.09."). Bei älteren Absagen fehlt diese Zeile — da ist nicht festgehalten, wer es war.

Hast du keinen Grund angegeben, steht in der Detailansicht „Kein Grund zur Absage angegeben." Der Satz steht für Leitung, Team und Konfis gleichermaßen da: Ohne ihn wäre nicht zu erkennen, ob niemand einen Grund geschrieben hat oder ob die Absage aus der Zeit vor diesem Feld stammt.

Der Grund ist öffentlich. Zwanzig Konfis lesen ihn auf dem Sperrbildschirm. Was intern bleiben soll, gehört nicht in dieses Feld, sondern in den Event-Chat oder ins Gespräch.

11.12.2Angemeldete nach einer Absage verbuchen

Mit der Absage sind alle Angemeldeten und alle auf der Warteliste abgemeldet. In der Teilnehmerliste stehen sie grau als „Abgemeldet", als Grund steht der Absagegrund — hast du keinen angegeben, steht dort „Event abgesagt". Punkte gibt es dafür keine, und bereits vergebene sind zurückgenommen: Das Event hat nicht stattgefunden.

Das gilt auch für alle, die du schon verbucht hattest: Wer auf anwesend oder abwesend stand, steht danach ebenfalls auf abgemeldet, und seine Punkte für dieses Event sind weg. Ein abgesagtes Event hat keine Anwesenden — wer dort als anwesend stünde, wäre bei etwas anwesend gewesen, das nicht stattgefunden hat. Auch der Vermerk, wer die Anwesenheit eingetragen hatte oder dass jemand sich per QR-Code eingecheckt hat, fällt damit weg.

Das erspart dir das Nacharbeiten. Ein abgesagtes Event gilt damit als erledigt und taucht nicht mehr als „noch zu verbuchen" in der roten Zahl am Reiter auf.

Das ist die Voreinstellung, nicht das Ende. Waren drei Konfis trotzdem da und haben beim Abbauen geholfen, tippst du sie in der Teilnehmerliste an und setzt sie auf anwesend — sie bekommen ihre Punkte wie an jedem anderen Event. Die übrigen bleiben abgemeldet. Genauso lässt sich der Grund bei einzelnen Personen durch einen eigenen ersetzen, etwa „krank, Mutter hat angerufen".

Eine Abmeldung mit eigenem Grund bleibt dagegen stehen. Hast du jemanden vor der Absage abgemeldet, weil die Mutter angerufen hat, steht bei ihm weiterhin „krank, Mutter hat angerufen" und nicht der Absagegrund. Der Grund gehört der Person und nicht dem Event. Dasselbe gilt für Konfis, die sich selbst von einem Pflicht-Event abgemeldet haben, und für Teamer:innen, die schon abgesagt hatten: Ihre Rückmeldung bleibt so stehen, wie sie ist.

Hattest du eine solche Selbstabmeldung aber schon von Hand verbucht — sie hatte sich abgemeldet und kam doch —, wird auch dieser Eintrag mit der Absage zu „abgemeldet" mit dem Absagegrund, genau wie bei allen anderen. Das abgesagte Event zählt dann nicht in ihre Pflicht-Summe. Die Selbstabmeldung bleibt dabei sichtbar, samt ihrer eigenen Begründung.

11.12.3Den Grund nachtragen oder ändern

Der Grund lässt sich an einem abgesagten Event jederzeit nachtragen, ändern oder wieder entfernen. Eine Absage ist oft eilig — wer morgens um sieben in Eile nichts eingetragen hat oder sich vertippt, kommt so noch einmal heran.

Der Weg dorthin führt über die Event-Liste: Wisch das abgesagte Event nach links — dort, wo bei den übrigen „Absagen" steht, liegt bei einem abgesagten Event der Stift. Diesen Wisch hat die Leitung.

Im Event selbst steht der Grund nur zum Lesen. Der Abschnitt „Absage" nennt ihn und darunter, wer abgesagt hat; geändert wird er in der Liste.

Es öffnet sich dasselbe Fenster wie beim Absagen, mit dem Text, der bisher dasteht. Leerst du das Feld und speicherst, fällt der Grund weg und das Event steht wieder nur als abgesagt da.

Eine neue Mitteilung geht dabei nicht raus. Die Absage ist schon gemeldet; eine Korrektur am Begleittext ist keine zweite Absage. Wer möchte, dass alle von der Änderung erfahren, schreibt sie in den Event-Chat.

Der neue Text kommt trotzdem überall an. Er steht danach nicht nur am Event, sondern auch in der Teilnehmerliste bei allen, die durch die Absage abgemeldet wurden — als ihr Abmeldegrund. Löschst du den Grund ganz, steht bei ihnen wieder „Event abgesagt".

Wem du vorher einen eigenen Grund eingetragen hast, etwa „krank, Mutter hat angerufen", der behält ihn. Dieser Grund gehört der Person und nicht dem Event; eine Korrektur am Absagegrund rührt ihn nicht an.

Ändert jemand anderes den Grund als die Person, die abgesagt hat, steht das darunter („Grund geändert von Anna Meier, 16.09."). „Abgesagt von" nennt weiterhin, wer das Event tatsächlich abgesagt hat — wer einen Tippfehler korrigiert, hat das Event nicht abgesagt. Ändert die absagende Person ihren eigenen Grund, bleibt es bei der einen Zeile.

Wer bearbeiten darf, richtet sich nach denselben Regeln wie das Absagen: Wer das Event nicht hätte absagen dürfen, ändert auch den Grund nicht. Teamer:innen und Konfis lesen den Grund nur; sie haben den Wisch nicht.

11.12.4Eine Absage zurücknehmen

Die Heizung ist doch rechtzeitig repariert, der Sturm zieht vorbei: Ein abgesagtes Event lässt sich wieder aufleben lassen. Du musst es dafür nicht neu anlegen — Anmeldungen, Warteliste und Chat bleiben, wo sie waren.

Es gibt zwei Wege dorthin, genau wie beim Absagen. In der Event-Liste das Event nach links wischen: An einem abgesagten Event liegen dort zwei Aktionen nebeneinander — der grüne Pfeil nimmt die Absage zurück, der Stift daneben öffnet den Grund. Oder im Event selbst, ganz unten: Dort, wo bei einem laufenden Event „Event absagen" steht, steht bei einem abgesagten der grüne Knopf „Absage zurücknehmen". Beide Wege hat die Leitung, beide fragen dasselbe.

Vorher fragt das System nach und nennt dir, wie viele Personen wieder angemeldet werden — denn genau die bekommen gleich eine Mitteilung.

Was zurückkommt: Alle, die durch diese Absage abgemeldet wurden, sind wieder angemeldet — jede genau dort, wo sie vorher stand. Wer einen festen Platz hatte, hat ihn wieder; wer auf der Warteliste war, wartet weiter. Der Absagegrund verschwindet, und das Event steht wieder ganz normal in den Listen: Man kann sich anmelden, und die Warteliste rückt wieder nach.

Was nicht zurückkommt:

• Wer schon vor der Absage abgemeldet war, bleibt abgemeldet. Egal ob er sich selbst abgemeldet hat oder du ihn abgemeldet hast, weil die Mutter angerufen hatte: Diese Entscheidung galt unabhängig von der Absage und gilt weiter. Auch der eigene Grund („krank, Mutter hat angerufen") bleibt stehen. Eine Selbstabmeldung, die du verbucht hattest und die die Absage entschuldigt hat, steht danach wieder als Selbstabmeldung ohne Eintrag da — angemeldet wird sie nicht, und eine Mitteilung bekommt sie nicht.
• Punkte werden nicht wiederhergestellt. Das Event steht ja erst bevor. Punkte gibt es, wenn du die Anwesenheit verbuchst — wie an jedem anderen Event.
• Eine Anwesenheit von vor der Absage kommt nicht zurück. Wen du damals auf anwesend oder abwesend gesetzt hattest, steht nach dem Zurücknehmen wieder als noch nicht verbucht in der Liste — die Absage hatte ihn abgemeldet. Das überrascht, ist aber richtig: Das Event steht jetzt ja wieder bevor. Verbucht wird, wenn es gelaufen ist.

Alle Wiederangemeldeten bekommen eine Mitteilung: „Event findet doch statt" — mit dem Hinweis, dass sie wieder angemeldet sind und bitte prüfen sollen, ob sie Zeit haben. Wer nicht kann, meldet sich über das Event ab. Wer abgemeldet bleibt, bekommt keine Nachricht: Sie ginge ihn nichts an.

Wer zurücknehmen darf, richtet sich nach denselben Regeln wie das Absagen: die Leitung. Teamer:innen sehen, dass und warum ein Event abgesagt ist, ändern daran aber nichts.

11.12.5Ein abgesagtes Event wiederfinden

Das richtet sich nach dem Datum: Solange das Event noch bevorsteht oder läuft, findest du es unter „Aktuell", danach unter „Vergangen" — durchgestrichen in beiden Fällen. Unter „Verbuchen" taucht es nicht auf: An einem abgesagten Event gibt es nichts zu verbuchen.

In allen Listen und auf den Startseiten steht ein abgesagtes Event durchgestrichen und grau, mit rotem Zeichen in der Ecke — für Leitung, Team und Konfis gleich. In der Detailansicht bleibt der Titel ungestrichen: Dort sagen die Überschrift „Abgesagt", die rote Farbe und der Abschnitt „Absage" mit dem Grund ohnehin schon, woran man ist. Dieser Abschnitt steht in einer Karte wie die Details und die Beschreibung darunter — nur das Zeichen im Kopf und das Wort „Abgesagt:" sind rot.

Konfis sehen ein abgesagtes Event nur, wenn sie dafür angemeldet waren — es geht sie ja an. Es steht in beiden Reitern an seinem Datum: unter „Alle" zwischen den Events, für die man sich noch anmelden kann, und unter „Meine" bei den eigenen. Beide Male durchgestrichen und mit rotem Zeichen. Der Platz im Kalender ist der Punkt: An dem Tag war etwas geplant, und dass genau das ausfällt, ist die Nachricht. Am Listenende wäre an seiner Stelle nur eine Lücke.

In der Leitungssicht ist es umgekehrt: Dort stehen abgesagte Events im Reiter „Alle" am Ende der Liste. Wer plant, arbeitet die kommenden Events der Reihe nach ab; ein abgesagter dazwischen unterbricht diese Reihe, ohne dass es an ihm etwas zu tun gäbe.

11.12.6Ein Event löschen

Löschen ist endgültig. Gelöscht werden das Event selbst, alle Anmeldungen, alle Zeitfenster, die Zuordnung zu Kategorien und Jahrgängen sowie der komplette Event-Chat mit allen Nachrichten, Umfragen und Dateien. Damit das nicht versehentlich passiert, fragt das System zweimal nach. Die erste Frage ist die gewöhnliche Sicherheitsfrage. Hängt am Event noch etwas dran, kommt danach eine zweite und nennt genau, was verloren geht: die Zahl der Anmeldungen, die Zahl der Chat-Nachrichten samt Dateien und die bereits vergebenen Punkte, die den Konfis wieder abgezogen werden. Erst nach Endgültig löschen ist das Event weg. Ist das Event leer, entfällt die zweite Frage.

Löschst du eine ganze Serie oder „diesen und alle folgenden", zählt die zweite Frage über alle betroffenen Events zusammen.

Benachrichtigt wird beim Löschen nur, wer es noch nicht weiß: Löschst du ein Event, das noch nicht abgesagt war, bekommen alle, die eine Absage erreicht hätte, dieselbe Meldung, dass es ausfällt — die Angemeldeten und alle auf der Warteliste, Konfis wie Teamer:innen und Leitung, auch bei Events „Nur Team". Wer sich selbst abgemeldet hatte, bekommt nichts. Räumst du dagegen ein bereits abgesagtes Event auf, bleibt es still — die Absage war schon gemeldet, ein zweites Mal sagt sie niemandem etwas Neues.

Faustregel: Ein Event, das stattfinden sollte und ausfällt, wird abgesagt. Ein Event, das es nie hätte geben sollen (Tippfehler, versehentlich angelegt), wird gelöscht.

Löschst du einen Jahrgang, gehen die Events mit, die nur zu ihm gehören — ohne Absage an die Angemeldeten und ohne Punkte abzuziehen (siehe Events und Challenges des Jahrgangs mitlöschen).

11.13Nachvollziehen, wann automatisch benachrichtigt wird

Änderst du an einem zukünftigen, nicht abgesagten Event das Datum, die Uhrzeit, die Endzeit oder den Ort, bekommen alle Angemeldeten und alle auf der Warteliste automatisch einen Push mit der Änderung. Das passiert beim Speichern, du musst es nicht auslösen.

Änderst du nur den Namen, die Beschreibung, die Punkte oder die Platzzahl, kommt kein Push. Bei vergangenen Events ebenfalls nicht.

Eine Mitteilung geht außerdem raus, wenn du jemanden von Hand einträgst, austrägst oder auf die Warteliste setzt und wenn jemand von der Warteliste nachrückt.

11.13.1Nachsehen, wer von Abmeldungen und Zusagen erfährt

Meldet sich eine Konfi von einem Event ab — freiwillig oder mit Begründung von einem Pflicht-Event —, meldet sie sich wieder an, oder sagt jemand aus dem Team zu oder ab, kommt das als Push und im Postfach an. Die Meldung trägt Namen und Grund, deshalb bekommen sie genau die, die das Event in ihrer Liste sehen:

• Die Gemeindeleitung bekommt die Meldungen zu jedem Event der Gemeinde.
• Die Leitung bekommt die Meldungen zu Events ihrer Jahrgänge. Gilt ein Event für mehrere Jahrgänge, genügt einer davon.
• Events „Nur Team" und Events ohne Jahrgang gelten der ganzen Gemeinde: Ihre Meldungen bekommt die ganze Leitung, auch ohne Jahrgang.
• Teamer:innen bekommen keine Meldungen über die Abmeldungen und Zusagen anderer.
• Wer selbst zu- oder absagt, bekommt darüber keine Meldung — auch nicht als Leitung.

„Events warten auf Verbuchung" kommt jeden Morgen um 9 Uhr, solange etwas offen ist. Die Zahl darin ist die orange Zahl an den Umschaltern „Events" und „Verbuchen" (siehe Den Umschalter finden, hinter dem etwas auf dich wartet): Gezählt werden nur Events, die du siehst, und zwar ab ihrem Beginn. Steht bei dir nichts offen, kommt keine Erinnerung. Wer in mehreren Gemeinden mitarbeitet, bekommt je Gemeinde eine eigene Erinnerung mit der Zahl dieser Gemeinde — nach der Rolle und den Jahrgängen, die er dort hat.

11.14Einen Event-Chat einrichten

Zu jedem Event lässt sich ein Gruppenchat einrichten — nicht automatisch. Die Leitung legt ihn in der Detailansicht über den Chat-Knopf an und bestätigt die Rückfrage. Pro Event gibt es genau einen; ein zweiter Versuch meldet „Chat existiert bereits für dieses Event".

Im Event-Chat ist, wer bestätigt angemeldet ist — Konfis, Teamer:innen und Leitung gleichermaßen —, dazu die Person, die ihn angelegt hat:

• Beim Anlegen kommen alle hinein, die in diesem Moment bestätigt angemeldet sind.
• Wer sich danach anmeldet oder eingetragen wird und einen festen Platz bekommt, kommt von selbst dazu.
• Wer auf der Warteliste steht, ist nicht dabei — auch nicht, wenn du ihn direkt dort einträgst. Er kommt hinein, sobald er nachrückt oder du ihn bestätigst.
• Wer sich abmeldet, ausgetragen oder auf die Warteliste zurückgesetzt wird, ist draußen.
• Wer beim Anlegen schon abgemeldet ist, kommt nicht hinein.

Du kannst den Chat also jederzeit anlegen, auch lange vor dem Anmeldeschluss: Wer später einen Platz bekommt, landet von selbst darin.

Eine Ausnahme beim Verlassen: Wer sich von einem Pflicht-Event abmeldet oder den du bei der Anwesenheit als „Abgemeldet" verbuchst, bleibt im Chat, wenn er schon drin war — das Event betrifft ihn weiter. Neu hinein kommt er erst mit der Wiederanmeldung.

Wird das Event gelöscht, verschwindet der Chat mitsamt allem; beim Absagen bleibt er mit allen Mitgliedern bestehen.

Was sonst im Event-Chat gilt — schreiben, Umfragen, Dateien —, steht im Kapitel Chat.

11.15Teilnehmende von Hand hinzufügen

In der Detailansicht kannst du Leute selbst eintragen — praktisch für alle, die keine App haben oder die Frist verpasst haben. Der Anmeldezeitraum gilt hier nicht, du kannst also auch nach Anmeldeschluss noch jemanden eintragen.

Über die Platzgrenze geht es nur nach einer Rückfrage. Wen du von Hand einträgst, ist angemeldet, auch wenn das Event schon voll ist — vielleicht brauchst du doch mehr Leute, als du geplant hattest. Ist kein Platz mehr frei, fragt die App vorher: „Das Event ist voll — Alle 12 Plätze sind vergeben. Mia trotzdem eintragen? Das Event ist dann überbucht." Hast du mehrere ausgewählt, fragt sie einmal für alle Übrigen („Die übrigen 3 trotzdem eintragen?"). Mit Trotzdem eintragen kommen sie dazu; mit Abbrechen bleiben die schon Eingetragenen drin und die Übrigen ausgewählt.

Konfis und Team haben getrennte Plätze. Sind die Team-Plätze voll, heißt die Rückfrage „Die Team-Plätze sind voll — Alle 2 Team-Plätze sind vergeben …", auch wenn für Konfis noch Platz ist; Leitung zählt dabei zum Team. Bei Zeitfenster-Events zählt das gewählte Fenster.

Nach dem Überbuchen zeigt die Zahl mehr Angemeldete als Plätze. Solange das so ist, rückt niemand von der Warteliste nach, wenn jemand abspringt; erst wenn wieder weniger Leute angemeldet als Plätze da sind, greift die Grenze.

Genauso beim Bestätigen einer Person, die auf der Warteliste steht — Konfi oder Team: Ist kein Platz frei, fragt die App „… Mia trotzdem bestätigen? Das Event ist dann überbucht." Mit Trotzdem bestätigen nimmst du genau diese Person mit; mit Abbrechen bleibt sie auf der Warteliste. Willst du stattdessen mehr Plätze für alle schaffen, erhöhst du die Teilnehmerzahl — die Wartenden rücken dann der Reihe nach von selbst nach (siehe Nachvollziehen, wann jemand nachrückt).

Sonst gelten dieselben Regeln wie bei der Selbstanmeldung:

• Eine Teamer:in lässt sich nur bei „Konfis, Team gesucht" oder „Nur Team" eintragen
• Ein Konfi lässt sich nicht in ein reines Team-Event eintragen
• Bei Zeitfenster-Events musst du ein Fenster auswählen
• Doppelte Anmeldungen werden abgewiesen
• Wer eingetragen wird, muss zu einem Jahrgang des Events gehören — als Konfi, Teamer:in oder Leitung. Die Auswahl zeigt deshalb nur Personen aus diesen Jahrgängen; ein Hinweis über der Liste nennt sie. Hat das Event mehrere Jahrgänge, genügt einer davon. Events ohne Jahrgang und „Nur Team"-Events stehen allen offen, die Gemeindeleitung lässt sich immer eintragen. Wer trotzdem über einen anderen Weg jemanden eintragen will, bekommt eine Meldung mit dem Namen der Person.
• Zur Auswahl stehen alle aus Team und Leitung deiner Gemeinde — auch wer über eine Einladung aus einer anderen Gemeinde dazugekommen ist. Maßgeblich ist die Rolle in deiner Gemeinde.

Wer eingetragen wird, bekommt einen Push — Konfis, Teamer:innen und Leitung gleichermaßen, mit derselben Meldung wie bei der Selbstanmeldung. Trägst du dich selbst ein, bekommst du nichts aufs eigene Handy.

11.16Teilnehmende austragen oder auf die Warteliste setzen

In der Teilnehmerliste der Detailansicht wischst du eine Person nach links:

• Entfernen trägt sie nach der Rückfrage „Anmeldung entfernen?" aus dem Event aus.
• Auf die Warteliste setzen (bei bestätigten Konfis) nimmt ihr den festen Platz, nach der Rückfrage „Auf die Warteliste setzen?".

Das gilt für alle auf der Liste, auch für Teamer:innen, die aus einer anderen Gemeinde bei euch mitarbeiten.

Ein Platz, der dabei frei wird, geht an die nächste wartende Person — siehe Nachvollziehen, wann jemand nachrückt.

Wer ausgetragen oder auf die Warteliste gesetzt wird, bekommt eine Mitteilung — als Push und im Postfach, Konfis, Teamer:innen und Leitung gleichermaßen: „Vom Event ausgetragen" beziehungsweise „Auf die Warteliste gesetzt", mit Name und Datum des Events. Antippen öffnet das Event. So hält sich niemand den Tag für ein Event frei, auf dem er nicht mehr steht.

Still bleibt es in zwei Fällen: wenn du dich selbst austrägst oder herabstufst, und wenn die Person schon als abgemeldet in der Liste stand — sie weiß es dann bereits.

11.17Material an einem Event finden

Hängt Material an einem Event, zeigen Event-Liste und Detailansicht das für Leitung und Teamer:innen an. In der Detailansicht steht der Hinweis direkt bei den Eckdaten und ist klickbar: Bei einem einzelnen Material öffnet sich sofort dessen Ansicht, bei mehreren springt die Seite zur Materialliste weiter unten. Konfis sehen Material grundsätzlich nicht.

11.18Im Browser Events als Liste oder Kacheln nutzen

Im Browser am Laptop oder am großen Bildschirm — ab einer Fensterbreite von 992 Pixeln, siehe Im Browser mit der Leiste links arbeiten — sieht Mitmachen anders aus als in der App: Die Events stehen als Liste oder als Kacheln, siehe Im Browser zwischen Liste und Kacheln wählen, und jedes Event hat eine eigene Seite im gemeinsamen Aufbau, siehe Im Browser eine Detailseite lesen. Alles, was in diesem Kapitel steht, gilt unverändert; hier steht nur, wo du es im Browser findest. In der App und in einem schmalen Fenster bleibt es bei den Reitern und Listen.

11.18.1Events der Leitung durchsuchen

Mitmachen hat bei der Leitung wie in der App zwei Reiter: Events und Aktivitäten. Sie sind Links, und der Reiter steht in der Adresse. Die orange Zahl am Reiter Events zählt die Events, die auf Verbuchung warten, die am Reiter Aktivitäten die gemeldeten Aktivitäten, die auf eine Entscheidung warten — dieselben Zahlen wie in der App. Oben rechts stehen Legende, Aktualisieren und Neues Event.

Die Leitung beginnt mit der Liste: Jede Zeile zeigt den Namen — ein Link auf das Event —, darunter die Jahrgänge und, bei einem abgesagten Event, den Grund; dann Datum und Uhrzeit, Ort und Kategorien, die Teilnahme mit Plätzen, Team und Warteliste, die Punkte und den Status samt Merkmalen wie Pflicht, Konfirmation, Nur Team, Team gesucht und Serie. In den Kacheln trägt jedes Event dieselben Angaben auf einer Karte. Darüber wählst du den Zeitraum — Aktuell, Verbuchen, Vergangen oder Abgesagt, mit der Zahl der Events am Knopf —, grenzt unter Filter mit Jahrgang, Kategorie und Art ein und suchst nach Name oder Ort; Umlaute darfst du umschreiben („buesum" findet „Büsum"). Filter zurücksetzen nimmt alles zurück. Vergangene Events, bei denen nichts mehr zu verbuchen ist, stehen blass da.

Am Ende der Zeile, in den Kacheln unten auf der Karte, ersetzen Knöpfe das Wischen der App: Event kopieren, Event absagen — an einem abgesagten Event Absagegrund bearbeiten und Absage zurücknehmen — und Event löschen, siehe Ein Event kopieren und Ein Event absagen oder löschen. Neues Event und Event kopieren — wie auf der Seite eines Events Bearbeiten und Kopieren — öffnen das Formular in einem eigenen, kompakten Fenster (siehe Im Browser ein Fenster bedienen); Absagen und Löschen öffnen dieselben Fenster und stellen dieselben Rückfragen wie in der App.

11.18.2Gemeldete Aktivitäten in der Tabelle entscheiden

Der Reiter Aktivitäten zeigt, was Konfis und Team gemeldet haben: eine Tabelle mit Eingang, Person und Jahrgang — bei Teamer:innen steht „Team" —, Aktivität mit Kommentar, Datum mit Hinweis auf das Foto, Punkten und Status, die neueste Meldung oben. Offen, Verbucht, Abgelehnt und Alle filtern, zuerst steht Offen da; die Suche findet Person und Aktivität. Prüfen öffnet das Fenster „Aktivität prüfen": links die Angaben — von wem, welche Aktivität, bei Konfis die Punkte, Teilnahmedatum, wann gemeldet wurde, und der Kommentar —, darunter das Feld für den Grund einer Ablehnung, rechts, wenn es eines gibt, das Nachweisfoto mit Foto löschen. Du entscheidest mit Genehmigen oder Ablehnen; ablehnen geht nur mit Grund. Der Weg einer Meldung ist derselbe. Bei einer entschiedenen Meldung öffnet Ansehen dasselbe Fenster, und Aktivität zurücksetzen macht sie nach einer Rückfrage wieder offen. Hat die Leitung keinen Jahrgang zugewiesen, steht über der Tabelle der Hinweis „Kein Jahrgang zugewiesen".

Den Katalog dessen, was gemeldet werden kann, pflegst du wie in der App unter Mehr › Aktivitäten, siehe Im Browser Verwaltungsseiten als Tabellen nutzen.

11.18.3Ein Event auf seiner Seite verbuchen

Ein Klick auf den Namen öffnet die Seite des Events; Alle Events führt zurück in die Liste. Unter dem Namen stehen Status und Zeitraum, rechts oben die Knöpfe Chat, QR-Code, Kopieren, Bearbeiten und Event absagen — an einem abgesagten Event Absage zurücknehmen. Sucht das Event Team, stehen dort auch deine eigene Zusage und Absage (Selbst zu- oder absagen). Darunter folgen der Grund einer Absage und die Kennzahlen — je nach Event Teilnehmer:innen, Team, Punkte oder Abgemeldete und Warteliste.

Links steht, was zu tun ist: die Beschreibung und die Tabellen Konfis, Warteliste, Team und Abmeldungen. Rechts stehen die Angaben, die Zeitfenster als Tabelle mit Belegung (Frei oder Voll), bei einer Serie die weiteren Events und das Material. Jede Zeile nennt den Namen mit dem Jahrgang, bei Events mit Zeitfenstern das gebuchte Fenster und den Stand mit Abmeldegrund, Notiz und dem, wer den Eintrag gemacht hat. Dazu trägt sie die Anwesenheit: Der Haken (Anwesend) und das Kreuz (Abwesend) verbuchen mit einem Klick, ein zweiter Klick auf denselben Knopf nimmt den Eintrag zurück. Verbucht steht der Haken grün, das Kreuz rot; fährst du mit der Maus darüber, steht der Name des Knopfs daneben. Die drei Punkte am Zeilenende öffnen Weitere Aktionen:

• Abgemeldet eintragen — hat die Person schon eine Abmeldung, steht dort Abmeldung bearbeiten
• Notiz hinzufügen oder Notiz bearbeiten und Eintrag zurücksetzen — beide nur bei einer Person mit Eintrag
• Auf Warteliste setzen bei bestätigten Konfis
• Teilnahme entfernen

Bei einem Pflicht-Event lassen sich Konfis weder entfernen noch auf die Warteliste setzen. In der Warteliste stehen statt der Anwesenheit Bestätigen und ein Knopf zum Entfernen. In der Kopfzeile der Tabellen stehen Alle bestätigen (n), das nach einer Rückfrage die offenen Einträge der Tabelle als anwesend verbucht, sowie Konfi hinzufügen, Team hinzufügen und Leitung hinzufügen. Ohne Netz sind die Knöpfe gesperrt und sagen, warum. Was die Handgriffe bewirken, steht unter Die Anwesenheit verbuchen, Teilnehmende von Hand hinzufügen und Teilnehmende austragen oder auf die Warteliste setzen.

11.18.4Sich im Browser zu einem Event an- und abmelden

Konfis und Team sehen die Events zuerst als Kacheln, auf Wunsch als Liste. Filter und Suche stehen für Konfis unter Im Browser Events durchsuchen, für Teamer:innen unter Im Browser Events durchsuchen und zusagen. Ein Klick auf eine Karte oder Zeile öffnet die Seite des Events; die Knöpfe stehen oben rechts.

Konfis finden dort den einen Knopf, der gerade gilt: Anmelden, Warteliste offen, Abmelden, Von der Warteliste abmelden oder Wieder anmelden. Bis wann das geht, steht unter Wissen, bis wann Konfis sich abmelden können; geht es nicht, steht der Grund als Hinweis unter dem Kopf. Teamer:innen finden Dabei und Nicht dabei, danach nur noch den Weg zurück, wie unter Selbst zu- oder absagen beschrieben. An einem abgesagten Event steht statt der Knöpfe der Hinweis mit dem Grund.

11.19Häufige Stolpersteine nachschlagen

„Ich habe Punkte eingetragen, aber es gibt keine." Prüfe die fünf Bedingungen. Am häufigsten: Es ist ein Pflicht-Event oder eine Konfirmation (dort sind Punkte immer 0), oder der Punkt-Typ ist im Jahrgang abgeschaltet.

„Die Teamer:innen sehen das Event nicht." Teamer:innen sehen nur Events ihrer eigenen Jahrgänge. Ausgenommen sind „Nur Team"-Events und Events ohne jeden Jahrgang.

„Das Event ist ausgebucht, obwohl noch Plätze frei sind." Bei Zeitfenster-Events zählt das einzelne Fenster, nicht die Summe.

„Ich habe die Teilnehmerzahl reduziert, es sind aber immer noch zu viele drin." So ist es gedacht: Bestätigte Anmeldungen werden nie zurückgestuft.

„Jemand fehlt im Event-Chat." Im Chat ist nur, wer bestätigt angemeldet ist. Wer auf der Warteliste steht, kommt erst beim Nachrücken dazu — oder wenn du ihn bestätigst.

„Der Konfi kann sich nicht abmelden." Bei freiwilligen Events geht Abmelden nur bis 2 Tage vor dem Termin. Du selbst kannst die Anmeldung in der Detailansicht trotzdem entfernen.