9Termine

Termine (im System „Events") sind alles, wozu man kommen kann: Gottesdienste, Ausflüge, Konfi-Tage, die Konfirmation selbst. Ein Termin regelt wer sich anmelden darf, wie viele mitkommen können, ob es Punkte gibt und wie du hinterher die Anwesenheit verbuchst.

Dieses Kapitel geht das Anlege-Formular Abschnitt für Abschnitt durch. Fast jede Einstellung schaltet andere Einstellungen ab — deshalb lohnt es sich, die Reihenfolge einzuhalten: erst die Zielgruppe, dann alles andere.

Der schnellste Weg zum ersten Termin

1. Name und Datum eintragen
2. „Für wen ist das Event?" auf Nur Konfis lassen
3. Plätze festlegen (oder „Unbegrenzte Teilnehmer:innen" einschalten)
4. Punkte festlegen
5. Speichern

Alles andere — Warteliste, Zeitfenster, Serie, QR-Check-in — ist optional und hat sinnvolle Voreinstellungen.

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Zielgruppe: „Für wen ist das Event?"

Diese Auswahl steht ganz oben und entscheidet über alles Weitere. Sie legt fest, welche Abschnitte im Formular überhaupt erscheinen.

Nur Konfis

Der Normalfall. Teamer:innen können sich hier nicht anmelden — auch nicht über einen Umweg; der Server lehnt es ab („Dieses Event ist nicht für Teamer:innen buchbar"). Sie sehen den Termin nur, wenn er einem Jahrgang zugeordnet ist, den sie betreuen, oder wenn er gar keinem Jahrgang zugeordnet ist.

Konfis, Teamer:innen gesucht

Beide Gruppen können mitmachen — mit zwei völlig getrennten Kontingenten. Zehn Konfi-Plätze und drei Teamer-Plätze sind zehn und drei, nicht dreizehn. Ein freigewordener Konfi-Platz geht nie an eine wartende Teamer:in und umgekehrt.

Der Termin ist für alle Teamer:innen sichtbar, unabhängig davon, welche Jahrgänge sie betreuen.

Nur Teamer:innen

Zum Beispiel eine Teamer-Schulung oder Vorbereitungsrunde. Konfis sehen den Termin gar nicht — er wird aus ihrer Liste herausgefiltert.

Umschalten auf „Nur Teamer:innen" setzt sofort Pflicht-Event aus, Konfirmation aus und Zeitfenster aus — alle drei sind Konfi-Angelegenheiten. Beim Speichern werden zusätzlich Punkte, Konfi-Plätze, Jahrgänge und das Anmeldefenster auf null gesetzt.

Achtung: „Konfis, Teamer:innen gesucht" und „Nur Teamer:innen" schließen sich gegenseitig aus — das erzwingt auch die Datenbank. Es gibt kein „irgendwie beides".

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Pflicht-Event

Ein Pflicht-Event ist ein Termin, zu dem der ganze Jahrgang automatisch angemeldet ist. Niemand muss sich anmelden, weil alle schon drin sind.

Was „automatisch angemeldet" konkret heißt

In dem Moment, in dem du speicherst, legt das System für jeden Konfi der ausgewählten Jahrgänge eine bestätigte Anmeldung an. Alle bekommen einen Push: „Neues Pflicht-Event".

Deshalb gilt: Pflicht-Events brauchen mindestens einen Jahrgang. Ohne Jahrgang wüsste das System nicht, wen es anmelden soll — das Formular verweigert das Speichern mit „Pflicht-Events brauchen mindestens einen Jahrgang".

Welche Optionen dadurch wegfallen

Sobald du „Pflicht-Event" einschaltest, sind folgende Einstellungen wirkungslos — das System setzt sie beim Speichern hart auf null, egal was im Formular stand:

Der Grund ist bei allen derselbe: Wenn ohnehin der ganze Jahrgang angemeldet ist, gibt es nichts zu begrenzen, keine Reihenfolge zu verwalten und keinen Anmeldezeitraum zu öffnen.

Warum keine Punkte? Für etwas, wozu man verpflichtet ist, gibt es keine Belohnung. Das ist eine bewusste Entscheidung und lässt sich nicht umstellen. Die Anwesenheit wird trotzdem erfasst — sie zählt für das Abzeichen „Pflicht-Anwesenheit".

Abmelden mit Begründung

Konfis können sich von einem Pflicht-Event abmelden — aber nur mit Begründung, und die muss mindestens 5 Zeichen lang sein. Ein leeres Feld oder ein „ok" wird abgelehnt.

Beispiel: „Bin krank" oder „Familienfeier, war lange geplant".

Was dann passiert:

1. Die Anmeldung wechselt von „angemeldet" auf „abgemeldet"
2. Die Leitung bekommt einen Push mit Namen, Termin und Begründung
3. Beim Konfi steht „Du hast dich abgemeldet"

Abmelden geht nur, solange der Termin in der Zukunft liegt. Ist er vorbei, lehnt das System es ab.

Wieder rein kommen

Ein Knopf: „Wieder anmelden". Die Anmeldung wechselt zurück auf „angemeldet", die Leitung bekommt wieder einen Push. Auch das geht nur, solange der Termin noch nicht vorbei ist.

Die ursprüngliche Begründung bleibt gespeichert — sie verschwindet nicht, wenn jemand sich wieder anmeldet.

Achtung: Wer sich abgemeldet hat, kann sich nicht per QR-Code einchecken. Der Scanner meldet „Du hast dich von diesem Event abgemeldet". Wer doch spontan kommt, muss sich vorher in der App wieder anmelden oder von dir von Hand als anwesend verbucht werden.

Nachträglich zum Pflicht-Event machen

Machst du einen bestehenden Termin nachträglich zum Pflicht-Event, wird der ganze Jahrgang jetzt angemeldet. Wer sich vorher schon angemeldet hatte, bleibt einfach angemeldet — es entstehen keine Doppelanmeldungen.

Vorhandene Zeitfenster werden entfernt, sofern keine Anmeldung daran hängt. Hängen Anmeldungen daran, bleiben die Zeitfenster in der Datenbank stehen, werden aber nicht mehr angezeigt.

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Konfirmation

Das Häkchen „Konfirmation" markiert einen Termin als Konfirmationstermin. Es tut etwas ganz anderes als „Pflicht-Event":

Die eigentliche Wirkung: Ein Konfi kann sich nur zu genau einem Konfirmationstermin anmelden. Versucht jemand, einen zweiten zu buchen, lehnt das System es ab:

„Du bist bereits zu einem Konfirmationstermin angemeldet (…). Melde dich dort zuerst ab, um einen anderen Termin zu wählen."

In der App sind die anderen Konfirmationstermine dann ausgegraut.

Typischer Einsatz: Drei Konfirmationsgottesdienste an zwei Wochenenden, je 15 Plätze. Die Konfis verteilen sich selbst, und niemand landet versehentlich in zweien.

Achtung: Abgesagte Konfirmationstermine zählen nicht mit. Wer zu einem abgesagten Termin angemeldet ist, kann sich ohne Weiteres einen neuen aussuchen.

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Anmeldezeitraum

Der Anmeldezeitraum besteht aus zwei Zeitpunkten: Anmeldung ab und Anmeldeschluss.

Das Wichtigste zuerst: Das Anmeldefenster gilt ausschließlich für Konfis. Teamer:innen können sich jederzeit anmelden — vor Öffnung, nach Schluss, egal. Sie begrenzt allein ihr Kontingent. Deshalb blendet das Formular den Abschnitt bei „Nur Teamer:innen" komplett aus: Die Felder wären dort wirkungslos.

„Anmeldung ab sofort"

Der Schalter steht standardmäßig an. Das heißt: Es gibt keinen Startzeitpunkt — sobald der Termin gespeichert ist, kann man sich anmelden. Das ist der Normalfall.

Schaltest du ihn aus, erscheint ein Datumsfeld, vorbelegt mit „jetzt". Setz es auf den gewünschten Zeitpunkt.

Beispiel: Anmeldung ab 1. September, 18 Uhr → vorher sehen die Konfis den Termin zwar, bekommen aber „Anmeldung noch nicht geöffnet" beim Versuch. In der Liste steht der Termin auf „Bald".

Anmeldeschluss

Ist beim Anlegen automatisch auf eine Stunde vor Terminbeginn vorbelegt. Nach diesem Zeitpunkt gibt es „Anmeldung bereits geschlossen"; in der Liste steht „Geschlossen".

Voreinstellungen beim Anlegen im Überblick

Der „Anmeldung möglich"-Push

Sobald ein freiwilliger Termin anmeldbar wird, geht genau ein Push an die Konfis. Er wird nicht beim Speichern verschickt, sondern von einem Hintergrundlauf, der jede Minute prüft — so kann er nicht doppelt kommen.

Schließt du die Anmeldung wieder (Fenster in die Zukunft verschoben, Termin abgesagt), wird die Merkung zurückgesetzt: Beim nächsten Öffnen kommt wieder ein Push.

Pflicht-Events haben ihren eigenen Push beim Anlegen und sind hiervon ausgenommen.

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Plätze und Warteliste

Konfis und Teamer:innen haben je ein eigenes Kontingent mit je eigener Warteliste. Beide Abschnitte sind gleich aufgebaut.

„Unbegrenzte Teilnehmer:innen" und die Null

Die Zahl 0 bedeutet überall im System: unbegrenzt. Der Schalter „Unbegrenzte Teilnehmer:innen" setzt genau das.

Ist er an, verschwindet der Warteliste-Schalter — bei unbegrenzten Plätzen gibt es nichts zu warten, jede Anmeldung wird sofort bestätigt.

Warteliste

Ist die Warteliste an und alle Plätze belegt, landet die nächste Anmeldung auf der Warteliste statt abgewiesen zu werden. Die Person sieht: „Du bist auf der Warteliste. Wird ein Platz frei, rückst du automatisch nach."

Max. Wartelisten-Plätze begrenzt auch die Warteliste. Ist sie voll, kommt „Event ist voll und Warteliste ist auch voll". Ist die Warteliste ganz aus, kommt stattdessen „Das Event ist leider bereits ausgebucht".

Wann wird nachgerückt?

Das passiert automatisch, ohne dein Zutun, in vier Fällen:

Nachgerückt wird immer in der Reihenfolge der Anmeldung (wer zuerst kam, rückt zuerst nach). Die nachgerückte Person bekommt einen Push.

Die wichtigste Regel: Ein frei gewordener Konfi-Platz geht niemals an eine wartende Teamer:in — und umgekehrt. Die beiden Wartelisten werden strikt getrennt geführt.

Gelöschte Nutzer:innen rücken nie nach.

Wenn du die Plätze reduzierst

Niemand wird zurückgestuft. Wer schon bestätigt ist, bleibt bestätigt — auch wenn dadurch mehr Leute drin sind, als die neue Zahl erlaubt. Das gilt für Konfis und Teamer:innen gleichermaßen.

Beispiel: 20 Plätze, 20 Anmeldungen, du reduzierst auf 15 → alle 20 bleiben drin. Erst wenn sich fünf abmelden, greift die neue Grenze.

Teamer-Kontingent

Der Abschnitt „Teamer:innen" erscheint nur bei „Konfis, Teamer:innen gesucht" und „Nur Teamer:innen". Er hat dieselben drei Einstellungen: unbegrenzt / Zahl, Warteliste an-aus, Wartelisten-Plätze.

Meldet sich eine Teamer:in an oder ab, bekommt die Leitung einen Push. Bei Konfi-Anmeldungen ist das nicht so — sonst wäre die Leitung mit Meldungen zugeschüttet.

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Zeitfenster (Timeslots)

Zeitfenster sind für Termine, bei denen die Leute nacheinander in kleinen Gruppen kommen: Vorstellungsgespräche, Fototermine, Beichtgespräche.

Wie das aussieht

Du legst mehrere Fenster an, jedes mit eigener Uhrzeit und eigener Platzzahl:

Fototermin
  ├─ 14:00 – 14:30   4 Plätze
  ├─ 14:30 – 15:00   4 Plätze
  └─ 15:00 – 15:30   4 Plätze

Ein neues Fenster schließt zeitlich ans letzte an und übernimmt dessen Platzzahl — du musst also nur die erste Zeile einstellen und dann auf „Zeitfenster hinzufügen" tippen.

Wie das Buchen läuft

Der Konfi muss ein Fenster auswählen; ohne kommt „Bitte einen Zeitslot auswählen". Beim Buchen zählt die Kapazität des einzelnen Fensters, nicht die Gesamtzahl.

Ist ein Fenster voll und die Warteliste an, steht in der Auswahlliste zum Beispiel: „14:00 - 14:30 (voll — auf Warteliste, 2 warten)". Man kann sich also gezielt auf die Warteliste dieses einen Fensters setzen. Wird dort ein Platz frei, rückt genau von dieser Warteliste jemand nach — nicht von einer anderen.

Ist das Fenster voll und die Warteliste aus, kommt „Dieser Zeitslot ist ausgebucht und hat keine Warteliste."

Die in der Übersicht angezeigte Gesamt-Teilnehmerzahl ist bei Zeitfenster-Terminen die Summe aller Fensterplätze.

Was beim Bearbeiten passiert

Beim Speichern werden vorhandene Fenster aktualisiert, nicht neu angelegt — bestehende Anmeldungen bleiben also an ihrem Fenster hängen.

Entfernst du ein Fenster:

• ohne Anmeldungen → es wird gelöscht
• mit Anmeldungen → es bleibt bestehen, verschwindet aber aus der Anzeige

Achtung: Ein Zeitfenster mit Anmeldungen lässt sich nicht wirklich loswerden. Willst du es weg haben, melde erst die Leute ab oder verschiebe sie in ein anderes Fenster.

Schaltest du Zeitfenster ganz aus, werden alle Fenster gelöscht — außer, es hängt mindestens eine Anmeldung dran. Dann bleiben sie alle stehen.

Warum es bei Pflicht und Konfirmation nicht geht

Das Formular blendet den Abschnitt aus, sobald „Pflicht-Event" oder „Konfirmation" gesetzt ist, und der Server erzwingt es zusätzlich.

Der Grund ist inhaltlich: Ein Pflicht-Event gilt für den ganzen Jahrgang zur selben Zeit, eine Konfirmation hat einen festen Termin. In beiden Fällen gibt es nichts zu verteilen.

Auch bei „Nur Teamer:innen" gibt es keine Zeitfenster: Teamer-Anmeldungen hängen grundsätzlich an keinem Zeitfenster.

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Punkte

Wann es Punkte gibt

Punkte werden vergeben, wenn alle fünf Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Person ist als anwesend verbucht (per QR-Check-in oder von Hand)
2. Der Termin hat eine Punktzahl größer 0
3. Es ist kein Pflicht-Event (dort sind die Punkte auf 0 erzwungen)
4. Die Person ist ein Konfi — Teamer:innen bekommen für Termine keine Punkte
5. Der gewählte Punkt-Typ ist im Jahrgang eingeschaltet (Gottesdienst oder Gemeinde)

Fehlt eine davon, wird die Anwesenheit trotzdem gesetzt — nur eben ohne Punkte.

Pro Person und Termin gibt es die Punkte genau einmal. Doppelt einchecken oder zweimal verbuchen ändert nichts.

Nach der Punktevergabe wird geprüft, ob neue Abzeichen fällig sind, und ob jemand ein Level aufgestiegen ist. Beides läuft automatisch.

Punkt-Typ

Jeder Termin gibt entweder Gottesdienst- oder Gemeindepunkte; Voreinstellung ist Gemeinde. Ist der gewählte Typ im Jahrgang des Konfis abgeschaltet, gibt es keine Punkte.

Unterschied, den du kennen solltest: Verbuchst du eine Person einzeln und der Punkt-Typ ist in ihrem Jahrgang abgeschaltet, bricht der Vorgang mit einer Fehlermeldung ab. Beim Sammel-Verbuchen („Alle bestätigen") wird die Person dagegen als anwesend verbucht und einfach übersprungen — sonst würde ein einziger Sonderfall die ganze Liste blockieren.

Wann Punkte zurückgenommen werden

In zwei Fällen — jeweils vollständig, inklusive Abzug vom Punktestand:

• Du stellst die Anwesenheit von anwesend auf fehlend
• Die Person meldet sich ab, obwohl sie schon als anwesend verbucht war

Der Punktestand fällt dabei nie unter null.

Achtung: Ein Abzeichen, das durch diese Punkte ausgelöst wurde, bleibt bestehen. Abzeichen werden nie aberkannt.

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Anwesenheit

Nach dem Termin trägst du ein, wer da war. Es gibt drei Wege.

Einzeln

In der Teilnehmerliste über den jeweiligen Eintrag wischen und Anwesend oder Fehlend wählen. Punkte werden dabei sofort vergeben oder abgezogen, und die Person bekommt einen Push.

„Verbuchen" — alle auf einmal

Liegt ein Termin in der Vergangenheit und es gibt noch unverbuchte Anmeldungen, zeigt der Termin oben den Status „Verbuchen". Der Knopf „Alle bestätigen" setzt dann in einem Rutsch:

• alle bestätigt angemeldeten Konfis ohne Anwesenheitsstatus auf „anwesend"
• inklusive Punkten, Abzeichen-Prüfung, Level-Prüfung und Push

Was dabei nicht angefasst wird:

Sind alle verbucht, wechselt der Status auf „Verbucht".

Achtung: „Alle bestätigen" heißt „alle waren da". Wer gefehlt hat, muss danach einzeln auf „Fehlend" gestellt werden — dabei werden die gerade vergebenen Punkte wieder abgezogen. Bei vielen Fehlenden ist einzeln verbuchen der schnellere Weg.

QR-Check-in

Die Leute checken sich selbst ein. Siehe nächster Abschnitt.

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QR-Check-in

Du zeigst einen QR-Code (auf dem Handy, am Beamer, ausgedruckt), die Konfis scannen ihn in der App und sind eingecheckt — inklusive Punkten.

Wer scannt, und wo

Den Scanner findet man an drei Stellen, je nach Rolle:

• Konfis — oben rechts in der Terminliste, oder im geöffneten Termin über den Knopf „Einchecken". Der Knopf erscheint nur, wenn die Anmeldung bestätigt und noch keine Anwesenheit eingetragen ist; danach steht dort „Anwesend".
• Teamer:innen — über den runden Knopf unten rechts in ihrer Terminliste.

Gescannt wird mit der Kamera in der App, nicht mit der Kamera-App des Geräts. Beim ersten Mal fragt das Gerät nach der Kamera-Erlaubnis; wird sie abgelehnt, erklärt die App, wie man sie nachträglich erteilt. Ohne Netz geht es nicht — dann meldet die App „Du bist offline".

Nach jedem Scan zeigt die App kurz das Ergebnis und schaltet dann von selbst wieder scharf, sodass die nächste Person direkt scannen kann.

Das Zeitfenster

Beim Anlegen stellst du das Check-in-Fenster ein: 5 bis 60 Minuten, Voreinstellung 30.

Die Zahl gilt in beide Richtungen — vor und nach dem Terminbeginn.

Beispiel: Termin um 18:00 Uhr, Fenster 30 Minuten → Check-in ist von 17:30 bis 18:30 möglich. Das sind eine ganze Stunde, nicht dreißig Minuten.

Davor: „Check-in ist noch nicht möglich". Danach: „Der Check-in-Zeitraum ist abgelaufen". Gerechnet wird immer ab dem Terminbeginn, nie ab der Endzeit.

Achtung: Für einen dreistündigen Konfi-Tag ist ein 30-Minuten-Fenster knapp — wer eine Stunde später dazustößt, kommt nicht mehr rein. Plane das Fenster nach der erwarteten Ankunftszeit, nicht nach der Länge des Termins. Über die App sind maximal 60 Minuten einstellbar.

Der Zähler unter dem Code

Solange der Code offen ist, steht darunter „X / Y eingecheckt". Beide Zahlen beziehen sich nur auf bestätigte Anmeldungen: rechts, wie viele bestätigt angemeldet sind, links, wie viele davon schon als anwesend verbucht sind. Wer auf der Warteliste steht oder sich abgemeldet hat, ist in keiner der beiden Zahlen.

Der Zähler aktualisiert sich alle zehn Sekunden von selbst — du musst nichts nachladen. Er zählt auch Anwesenheiten mit, die ihr währenddessen von Hand verbucht habt, nicht nur die Scans.

Über das Drucken-Symbol lässt sich die Seite mit dem Code ausdrucken oder als PDF sichern, etwa um ihn an die Tür zu hängen.

Wer sich einchecken kann

Der Scan funktioniert nur, wenn die Person bestätigt angemeldet ist. Andernfalls:

Teamer:innen können sich ebenfalls einchecken — sie werden als anwesend verbucht, bekommen aber keine Punkte.

Was der Scan sofort auslöst

Ein erfolgreicher Scan wirkt sofort, nicht erst beim Verbuchen:

• Die Anwesenheit steht, und die Punkte sind gutgeschrieben.
• Die Person bekommt eine Benachrichtigung aufs Gerät („Teilnahme bestätigt!"), mit der Punktzahl, falls es welche gab.
• Es wird geprüft, ob damit ein Abzeichen oder ein neues Level fällig ist — beides kommt als eigene Nachricht.

Ihr müsst danach nichts mehr nachtragen. Der Termin taucht nur dann noch unter „Verbuchen" auf, wenn Personen offen sind, die nicht gescannt haben.

Warum Konfis den Code nicht sehen

Der QR-Code ist ein Geheimnis. Würde er in der Konfi-App auftauchen, könnte sich jeder von zu Hause aus als anwesend eintragen und sich die Punkte selbst gutschreiben.

Deshalb wird der Code ausschließlich an das Team ausgeliefert, und auch dort nur in der Detailansicht des einzelnen Termins — nie in der Terminliste.

Leitung und Teamer:innen kommen gleichermaßen an den Code: oben rechts im geöffneten Termin über das QR-Symbol. Sind bei einem Termin nur Teamer:innen vor Ort, reicht das also aus — niemand muss den Code vorher besorgen.

Der Code wird beim ersten Anzeigen erzeugt und bleibt danach gleich. Er läuft nicht ab; die zeitliche Begrenzung macht allein das Check-in-Fenster.

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Serien

Statt zwölf Konfi-Stunden einzeln anzulegen, legst du eine Serie an.

Der Abschnitt erscheint nur beim Anlegen, nicht beim Bearbeiten.

Einstellungen und Grenzen

Unter den Einstellungen steht immer das Datum des letzten Termins — so siehst du sofort, worauf du dich einlässt.

Reißt du die 12-Monats-Grenze, verweigert das System das Speichern und nennt das Datum, das zu weit läge.

Benennung

Die Termine werden durchnummeriert: aus „Konfi-Stunde" wird „Konfi-Stunde #1", „Konfi-Stunde #2" und so weiter. Das lässt sich nicht abschalten.

Alle Einstellungen gelten für alle Termine

Punkte, Plätze, Warteliste, Kategorien, Jahrgänge, Pflicht-Häkchen, Check-in-Fenster, Teamer-Kontingent — alles wird auf jeden Termin der Serie übertragen, mit denselben Zwangsregeln wie beim Einzeltermin.

Was danach passiert

Es gibt keine Serien-Bearbeitung. Nach dem Anlegen sind es ganz normale einzelne Termine, die nur eine gemeinsame Kennung teilen:

• Einen Termin bearbeiten ändert nur diesen einen
• Einen Termin löschen löscht nur diesen einen, die übrigen bleiben
• Einen Termin absagen sagt nur diesen einen ab

Achtung: Willst du an einer zwölfteiligen Serie den Ort ändern, sind das zwölf Bearbeitungen. Prüfe die Einstellungen also lieber einmal zu viel, bevor du eine lange Serie speicherst.

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Absagen oder Löschen?

Zwei verschiedene Dinge, die oft verwechselt werden.

Absagen

Der saubere Weg. Der Termin wird als abgesagt markiert, alle Angemeldeten und alle auf der Warteliste bekommen einen Push. Der Termin bleibt in der Liste stehen, durchgestrichen, und taucht in der Leitungsansicht unter den abgesagten Terminen auf.

Ein bereits abgesagter Termin lässt sich nicht nochmal absagen.

Ein abgesagter Konfirmationstermin blockiert niemanden mehr: Die Betroffenen können sich einen anderen aussuchen.

Löschen

Endgültig. Gelöscht werden dabei: der Termin selbst, alle Anmeldungen, alle Zeitfenster, die Zuordnung zu Kategorien und Jahrgängen sowie der komplette Event-Chat mit allen Nachrichten, Umfragen und hochgeladenen Dateien.

Damit das nicht versehentlich passiert, fragt das System zweimal nach:

• Gibt es Anmeldungen → „Für dieses Event gibt es 12 Anmeldung(en). Beim Löschen werden alle benachrichtigt."
• Gibt es Chat-Nachrichten → „Der Event-Chat enthält 34 Nachricht(en). Beim Löschen gehen sie verloren."

Erst nach der Bestätigung wird gelöscht. Angemeldete und wartende Konfis bekommen dann einen Push — auch dann, wenn der Termin vorher schon abgesagt war.

Faustregel: Ein Termin, der stattfinden sollte und ausfällt, wird abgesagt. Ein Termin, den es nie hätte geben sollen (Tippfehler, versehentlich angelegt), wird gelöscht.

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Automatische Änderungs-Meldungen

Änderst du an einem zukünftigen, nicht abgesagten Termin

• das Datum oder die Uhrzeit,
• die Endzeit oder
• den Ort,

bekommen alle Angemeldeten und alle auf der Warteliste automatisch einen Push mit der Änderung. Das musst du nicht auslösen — es passiert beim Speichern.

Änderst du nur den Namen, die Beschreibung, die Punkte oder die Platzzahl, kommt kein Push. Bei vergangenen Terminen ebenfalls nicht.

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Event-Chat

Zu jedem Termin lässt sich ein Gruppenchat einrichten.

Wann er entsteht

Nicht automatisch. Jemand aus Leitung oder Teamer-Team muss ihn in der Detailansicht des Termins über den Chat-Knopf anlegen und die Rückfrage bestätigen. Pro Termin gibt es genau einen — ein zweiter Versuch meldet „Chat existiert bereits für dieses Event".

Wer reinkommt

Beim Anlegen kommen hinein:

• die Person, die den Chat erstellt
• alle, die zu diesem Zeitpunkt bestätigt angemeldet sind — Konfis, Teamer:innen und Leitung gleichermaßen

Wer nicht nachkommt

Das ist der wichtigste Punkt: Wer sich nach dem Anlegen des Chats anmeldet, wird nicht automatisch hinzugefügt. Auch nicht, wer von der Warteliste nachrückt. Lege den Chat also möglichst spät an — am besten erst, wenn die Anmeldefrist durch ist. Sonst fehlt die Hälfte drin.

Ebenfalls nicht dabei: alle, die zum Zeitpunkt des Anlegens auf der Warteliste standen.

Wer rausfliegt

Wer sich vom Termin abmeldet, wird gleichzeitig aus dem Event-Chat entfernt. Das passiert automatisch — sonst bliebe man in einem Chat zu einem Termin, an dem man nicht teilnimmt.

Was beim Löschen passiert

Wird der Termin gelöscht, verschwindet der Chat mitsamt allen Nachrichten, Umfragen und Dateien. Beim Absagen bleibt er dagegen bestehen.

Was sonst im Termin-Chat gilt — schreiben, Umfragen, Dateien —, steht im Kapitel Chat.

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Teilnehmende von Hand hinzufügen

In der Detailansicht kannst du Leute selbst eintragen — praktisch für alle, die keine App haben oder die Frist verpasst haben.

Dabei gelten dieselben Regeln wie bei der Selbstanmeldung:

• Eine Teamer:in lässt sich nur eintragen, wenn der Termin „Konfis, Teamer:innen gesucht" oder „Nur Teamer:innen" ist
• Ein Konfi lässt sich nicht in einen reinen Teamer-Termin eintragen
• Bei Zeitfenster-Terminen musst du ein Fenster auswählen
• Doppelte Anmeldungen werden abgewiesen

Das Anmeldefenster gilt hier nicht — du kannst also auch nach Anmeldeschluss noch jemanden eintragen.

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Häufige Stolpersteine auf einen Blick

„Ich habe Punkte eingetragen, aber es gibt keine." Prüfe die fünf Bedingungen oben. Am häufigsten: Es ist ein Pflicht-Event oder eine Konfirmation (dort sind Punkte immer 0), oder der Punkt-Typ ist im Jahrgang abgeschaltet.

„Die Teamer:innen sehen den Termin nicht." Bei „Nur Konfis" sehen Teamer:innen den Termin nur, wenn er einem ihrer Jahrgänge zugeordnet ist oder gar keinem Jahrgang. Bei „Teamer:innen gesucht" sehen ihn alle.

„Der Termin ist ausgebucht, obwohl noch Plätze frei sind." Bei Zeitfenster-Terminen zählt das einzelne Fenster, nicht die Summe. Ein volles Fenster ist voll, auch wenn nebenan noch Platz ist.

„Ich habe die Teilnehmerzahl reduziert, es sind aber immer noch zu viele drin." So ist es gedacht: Bestätigte Anmeldungen werden nie zurückgestuft.

„Die Hälfte fehlt im Event-Chat." Der Chat nimmt nur mit, wer beim Anlegen schon angemeldet war. Später Angemeldete und Nachrücker kommen nicht dazu.

„Der Konfi kann sich nicht abmelden." Bei freiwilligen Terminen geht Abmelden nur bis 2 Tage vor dem Termin. Danach steht in der App „Abmelden geht nur bis 2 Tage vorher". Du selbst kannst die Anmeldung in der Detailansicht trotzdem entfernen.